fbpx

Если есть проблема, поиграйте или своруйте

Юлия Сиваева, директор финансового департамента ООО «ИТ-Сервис»

Юлия Сиваева, директор финансового департамента ООО «ИТ-Сервис»

Маленькие хитрости помогут вам научить сотрудников всегда отвечать на звонки, не оставлять без присмотра личные вещи и документы.

 

Свою карьеру я начинала в банке. Там меня научили никогда не оставлять сумки и личные вещи на виду, всегда закрывать кабинет на ключ, даже если надо выйти на 1 минуту, и конечно, убирать в конце рабочего дня все документы. Мои сотрудники, которые не имели подобного опыта, не считали зазорным оставить на столе кошелек, бросить на стул открытую сумку. Про документы, которые горами оставались на ночь на тумбочках, клавиатурах, подоконниках и даже на полу, я даже упоминать не буду. Разговоры давали эффект ровно на 2 дня.


«Добыча» – в руках

С сумками и кошельками я справилась легко.

Однажды на обеде я зашла в незапертый кабинет, в котором никого не было (в здании, кроме нас, работали и другие организации), и увидела сумку сотрудника, как всегда, на самом видном месте. Вздохнула и забрала ее с собой.

Когда обед закончился, начались поиски сумки. Искали в кабинете, в шкафах, в столовой, разумеется, не нашли. А в сумке, между прочим, был паспорт, ключи от дома и машины. Еще через 2 часа поисков сотрудники решили вызвать полицию, но перед этим пришли ко мне, так как ситуация из ряда вон. Я говорю, вызывайте. И только когда они пошли к себе в подразделение, я зашла в их кабинет с «добычей» в руках.

С тех пор ни одной личной вещи больше не валялось, и даже кабинет стали закрывать на ключ.

В «критической» ситуации

С документами было сложнее.

Однажды вечером, когда я уходила позже всех, я по привычке зашла в кабинет, увидела традиционную картину – повсюду стопки документов, даже конфиденциальных. Поводила мышкой у первого компьютера, обнаружила, что он даже не заблокирован паролем, а просто находится в спящем режиме. Проверила остальные. Те, которые спокойно выходили из спящего режима, запоролила под своим паролем.

Дальше я прошлась по местам, где сидели ключевые сотрудники, и собрала все документы, включая оригиналы, в большой пакет – позже их стало три! Все эти пакеты важных документов я отнесла к себе в кабинет и убрала их в шкаф.

17-18 ноября. Конференция «Дебиторская задолженность, кредитный менеджмент и кредитный контроль»

Утром в офисе первые 5 минут была неразбериха. Сотрудники, уже имея предыдущий опыт, посовещались, пришли ко мне с покаянием и просьбой «Скажите пароль, верните документы».

Пароль я сказала, документы не отдала. Говорю, у меня их нет. Нашего «безопасника» еще рано утром предупредила, что документы собрала я.

Растерянные сотрудники отправились на поиски. Мне было важно посмотреть, как они будут действовать в критической ситуации. Замечу, что в этих трех пакетах были заверенные карточки с образцами подписей, оригиналы доверенностей из других регионов, отчетность, справки и выписки для кредитования.

К моему удивлению, до вечера никто никуда не побежал и ничего не предпринял. Как позже выяснилось, ждали, что сдамся и верну документы. Когда поняли, что не верну, либо у меня их нет, в конце дня побежали в службу безопасности и начали судорожно все восстанавливать.

Документы через три дня я все-таки вернула, так как там были совсем трудно восстанавливаемые … Никто даже не обиделся, так радовались, что пропажа нашлась.

Больше на столах не оставалось даже черновиков.

Игра «Копилка»

И напоследок поделюсь еще одной хитростью. Ей я воспользовалась, когда работала в управляющей компании, в которую входили предприятия из разных регионов и часовых поясов. От сотрудников финансово-экономической службы я требовала всегда быть в оперативном доступе. Согласитесь, требование вполне логичное, ведь иначе могли возникнуть риски: приостановка платежей, отказ в кредитовании и т.д. Но как я ни просила, по-доброму ни уговаривала своих подчиненных быть на связи, не помогало. Лишение премии тоже оказалось неэффективным приемом.

Тогда я объявила всему подразделению, что теперь все до единого будут играть в игру «Копилка». Правила простые: если сотрудник в течение трех гудков не снимает трубку сотового телефона, то он должен положить в копилку подразделения 5 рублей. В конце месяца деньги тратятся на кофе, чай, плюшки, пряники.

Эффект был поразительным. Сотрудники начали друг друга контролировать, напоминать провинившимся заплатить свои штрафные 5 рублей. Через два месяца меня попросили увеличить сумму. Аргументировали это так: «5 рублей отдать несложно, а вот 50 рублей жалко». Я внесла изменения в правила, но остановилась на сумме 25 рублей.

В результате проблема полностью ушла. Потом сотрудники даже сетовали, что все стали примерными, и даже «общественных» плюшек не пожевать.