
Александр Романишин, директор центра обеспечения бизнеса компании «Наше Агентство Сервиса» (ранее – ООО «ЮНИТ-Оргтехника»)
Наша группа компаний относится к среднему бизнесу. Подготовка отчетности проходит с большим количеством проводок и бумаг. Чтобы сдавать ее в срок, мы поэтапно внедрили в финансовой службе целый комплекс мероприятий. Теперь этот процесс идет в плановом режиме, исчезли проблемы с документами, пропало такое понятие, как «сделать уточненку».
Этап 1. Создание сетевого графика
Сетевой график сдачи отчетности – это таблица (инструмент контроля) в НКС (Наша Корпоративная Система) с конкретными датами, событиями, задачами и ответственными. Ее главная суть – системность контроля (пример см. в табл. 1).
Таблица 1. Ежеквартальная сдача деклараций по НДС и налога на прибыль
Число месяца (не позднее) |
Событие |
Действие |
Ответственный |
НДС, 1 квартал 2016, факт |
Прибыль, 1 квартал 2016, факт |
НДС, 2 квартал 2016, факт |
Прибыль, 2 квартал 2016, факт |
15 |
Закрытие отчетного периода/квартала/года | Все новые входящие/исходящие документы регистрируются следующим отчетным периодом | Бухгалтер |
|
|
|
|
15 |
Первичная документация полностью внесена/зарегистрирована | Подтверждение ответственных сотрудников | Финансовые менеджеры |
|
|
|
|
20 |
Книга-продаж | Формирование книги-продаж | Бухгалтер |
|
|
|
|
20 |
Книга-покупок | Формирование книги-покупок | Бухгалтер |
|
|
|
|
25 |
Налоговая декларация по НДС | Формирование декларации по НДС | Бухгалтер |
|
|
|
|
25 |
Регистры доходов/расходов для налога на прибыль | Формирование регистров | Бухгалтер |
|
|
|
|
28 |
Налоговая декларация по прибыли | Формирование декларации по налогу на прибыль | Бухгалтер |
|
|
|
|
25 |
Согласование деклараций по НДС и прибыли | Анализ полученных результатов налоговых обязательств | Главный бухгалтер |
|
|
|
|
25 |
Последующий контроль налоговых деклараций | Проверка налоговых деклараций для отправки в ФНС | Финансовый директор |
|
|
|
|
25 |
Отправка в ФНС деклараций | Разрешение на отправку налоговых деклараций ответственного лица | Главный бухгалтер |
|
|
|
|
25 |
Декларация по НДС у провайдера ЭДО | Отправка по ТКС декларации по НДС в ФНС | Бухгалтер |
|
|
|
|
28 |
Декларация по налогу на прибыль у провайдера ЭДО | Отправка по ТКС декларации по прибыли в ФНС | Бухгалтер |
|
|
|
|
25 |
Извещение об отправке деклараций ФНС | Получение протокола об отправке налоговых деклараций ФНС | Бухгалтер |
|
|
|
|
26 |
Извещение о приеме деклараций ФНС | Получение протокола о приеме налоговых деклараций ФНС | Бухгалтер |
|
|
|
|
25 |
Платежи по НДС | Отправка 1/3 части НДС: 1-й платеж до 25 числа месяца следующего за отчетным кварталом, 2-й и 3-й до 25 числа каждого последующего месяца следующго за отчетным кварталом | Казначей/Операционист |
|
|
|
|
26 |
Платежи по налогу на прибыль | Отправка 1/3 части авансового платежа по налогу на прибыль: 1-й платеж до 28 числа месяца следующего за отчетным кварталом, 2-й и 3-й до 28 числа каждого последующего месяца следующего за отчетным кварталом | Казначей/Операционист |
|
|
|
|
Сетевой график сдачи отчетности получили руководители отделов финансовой службы:
- главный бухгалтер;
- казначей;
- руководитель финансового отдела.
Далее эти сотрудники поставили задачи своим подчиненным.
Внимание!
Наличие оригиналов документов – обязательное требование. Сдавать налоговую отчетность по «сканам» я запрещаю, так как могут быть ошибки, или заказчик может просто отменить/отказаться подписывать оригиналы документов.
Этап 2. Описание бизнес-процессов
Этот этап стал логичным продолжением появления сетевого графика. Дело в том, что при существующих бизнес-процессах финансовой службы следовать графику было сложно. Описывать и оптимизировать эти процессы необходимо было также в связи с тем, что они играют важную роль в документообороте, товароведение и, в принципе, в жизни компании. Так, без выставления счетов и получения денег от заказчиков нечем будет платить подрядчикам. В случае кассовых разрывов деятельность всей компании приостановится, так как не будет денег для обязательных выплат.
7 правил оптимизации бизнес-процессов
Бизнес-процессы – это совокупность взаимосвязанных действий/операций, выполняемых в определенной последовательности и с определенными условиями, направленных на достижение конкретных результатов. Бизнес-процессы должны быть:
1. Самоуправляемыми. То есть, эффективность бизнес-процесса не должна напрямую зависеть от управленца
2. Согласованными между собой. Не должно быть дублирующих функций
3. Идеально заточенными на достижение целей
4. Легко измеряемыми
5. Описанными доступным и понятным исполнителю языком
6. Замкнутыми
7. Саморазвивающимися
Схема, по которой мы описывали и оптимизировали бизнес-процессы финансовой службы, жестко привязана к уровням управления компании.
Уровень 1. Стратегический. Это – совет директоров, который разрабатывает стратегию и идеологию, продумывает пирамиду целей, детализирует ее, создает бизнес-процессы, законы и «правила игры». Далее вся информация «спускается» на следующий уровень.
Уровень 2. Оперативно-тактический. Это – отдел продаж, линейные руководители и руководители проектов, которые внедряют бизнес-процессы и контролируют их полноценное выполнение на следующем уровне.
Уровень 3. Функциональный. Это – сотрудники компании, которые выполняют бизнес-процессы и дают обратную связь Уровню 2.
Отмечу, что все бизнес-процессы должны быть взаимосвязаны между собой. Поэтому руководители отделов финансовой службы (Уровень 2) вместе со своими сотрудниками (Уровень 3) не только прописывали бизнес-процессы, искали решения по их оптимизации, но и в обязательном порядке согласовывали результаты со всеми подразделениями компании. Затем, получив одобрение совета директоров (Уровень 1), мы прописали бизнес-процессы в виде схем (пример см. в схеме) и приступили к их внедрению.
Схема. Схема бизнес-процесса «Финансовое управление проектами»
Этап 3. Разработка регламентов
Цель разработки регламентов, инструкций, положений – задокументировать и детализировать бизнес-процессы, иными словами, внедрить их, сделать рабочим инструментом (пример регламента см. на рисунке). В результате должно быть выстроено полное взаимодействие между подразделениями, которые связаны с финансами, отчетностью, бюджетированием, оплатами, архивацией и т.д. Чтобы добиться этого при разработке регламентирующих документов мы руководствовались следующими правилами:
- Каждый должен знать свои показатели и свои обязанности;
- Каждый должен работать четко по прописанным бизнес-процессам;
- Каждый должен делать свою работу на результат и не нарушать сроков;
- Должны проводиться эффективные собрания руководителей и подчиненных. Если есть возможность обсудить вопросы по электронной почте, телефону, Skype, нет смысла встречаться лично;
- Решения должны приниматься совместно;
- Коллективная работа – один из главных принципов. Он строится только на доверии;
- Все «косяки» и ошибки должны не скрываться, а сразу признаваться, решаться так, чтобы в будущем их не было.
Рисунок. Выдержка из регламента «Работа бухгалтерии»
После внедрения регламентов сотрудники стали понимать свою ответственность, сроки и цели выполнения каждой задачи. Осталось сделать так, чтобы они на память знали свои показатели, понимали, как рассчитывается их заработная плата, когда ждать премию, а когда – штраф. Внедрение системы по постановке/выполнению целей и мотивации по SMART-технологии помогло этого добиться.
Этап 4. Внедрение системы мотивации по SMART-технологии
SMART – это технология, которая используется для определения целей и постановки задач. Она отвечает на вопрос «Какими параметрами должны обладать цели/ задачи для их максимально качественного и своевременного достижения/выполнения?».
У нас было все необходимое для того, чтобы внедрить эту технологию:
- сетевой график сдачи отчетности – с конкретными датами, событиями, задачами и ответственными;
- детализированные бизнес-процессы, закрепленные в регламентирующих документах.
Базируясь на этой информации, мы достаточно просто разработали систему мотивации и показатели работы финансовой службы. Приведу пример.
Шаг 1. Формирование задач финансового отдела.
Задача 1. Полный и своевременный сбор денег за отчетный период
Своевременное выставление счетов заказчикам:
- Формирование расшифровок для заказчиков
- Согласование расшифровок и сумм с заказчиком
- Отправка комплекта бух. документов заказчикам
Сбор дебиторской задолженности:
- Контроль получения бухгалтерских документов
- Контроль передачи документов в оплату
- Контроль поступления денег на расчетный счет
- Плановая работа с заказчиком по оптимизации процессов взаимодействия финансовых служб и повышения лояльности
Задача 2. Правильная и своевременная оплата услуг СП (Сервисные партнеры)
Сбор первичной информации для выставления счетов (счетчики, списки техники, списки магазинов, количества работ, количества открытий и т.д.)
- Формирование общей расшифровки для СП
- Согласование расшифровок и сумм с СП
- Получение комплекта бухгалтерских документов от СП и прочих поставщиков услуг и товаров
- Оплата счетов за сервис СП и прочих поставщиков услуг и товаров
Задача 3. Правильное ведение документооборота
- Своевременное получение документов от заказчиков
- Своевременное получение документов от СП
- Своевременное получение документов от прочих поставщиков услуг и товаров
- Ведение реестров (книга покупок, книга продаж)
- Обеспечение наличия, актуальности, полноты и сохранности договоров и других документов поставщиков услуг и товаров
- Поддержания в актуальном состоянии шаблонов договоров и финансовых документов
- Подготовка и поддержания в актуальном состоянии стандартных бух. документов, для участия в тендерах и конкурсах
Шаг 2. Формирование показателей работы финансового отдела:
- Актуальность списков оборудования, находящегося на обслуживании;
- Полнота сбора данных от СП (полнота наполнение мавров);
- Полнота и правильность выставления счетов клиентам;
- Своевременность получения денег от клиентов;
- Порядок в бухгалтерских документах и договорах (наличие, правильность);
- Ежедневное понимание дебиторской и кредиторской задолженности (бухгалтерский баланс);
- Понимание рентабельности по каждому клиенту.
Шаг 3. Расчет показателей работы финансового отдела в процентах. См. табл. 2. Для наглядности приведу пример расчета заработной платы. Отмечу, что она определяется ежемесячно и начисляется по итогам прошедшего месяца.
Пример
Заработная плата сотрудника финансового отдела складывается из суммы набранных баллов. Максимальная заработная плата – N тыс. руб./мес., минимальная – N2 тыс. руб./мес. Сотрудник набрал 20 баллов. Считаем: N/(макс. к-во баллов*выполненное к-во баллов = N3 тыс. руб.
Таблица 2. Пример расчета показателей финансового отдела в процентах
№ |
Задачи |
Показатель |
Количество баллов |
1 |
Процент согласования расшифровок и выставления счетов по заказчикам до 15 числа |
97% |
5 |
2 |
Процент своевременного сбора дебиторской заложенности до 25-го числа месяца, следующего за отчетным |
97% |
10 |
3 |
Процент своевременного согласования и оплаты счетов СП (нет претензий от СП) |
97% и выше |
3 |
4 |
Процент заполнение месячных актов выполненных работ (нулевые счетчики) |
90% и выше |
5 |
5 |
Процент своевременного получения закрывающих документов от заказчиков до 19 числа месяца, следующего за отчетным |
97% |
4 |
6 |
Процент своевременного получения закрывающих документов от подрядчиков и поставщиков |
97% и выше |
2 |
7 |
Процент обеспечения наличия актуальных договоров с заказчиками и партнерами |
100% |
1 |
В итоге: отчетность – в сроки
Теперь процесс подготовки отчетности идет в плановом режиме, исчезли проблемы с документами, пропало такое понятие, как «сделать уточненку».
К сдаче любой отчетности готовимся за один-два месяца. За 10-15 дней до контрольной даты все документы по три-четыре раза обязательно проверяют три-четыре независимых сотрудника. Далее – моя контрольная проверка всех реестров и цифр.
Пример
Сдача отчетности по НДС или по прибыли происходит один раз в квартал. Многие компании откладывают ее подготовку на последний месяц. Мы делаем иначе. Финансовый отдел, согласно сетевому графику, собирает документы, вносит их в программное обеспечение (15 дней, крайний срок – 15-ое число в месяц сдачи отчетности). Затем бухгалтер проверяет всю информацию (5-10 дней). И мы закрываем период (месяц).
Чтобы все было выполнено вовремя, в сроки и без ошибок, я требую от своих сотрудников:
- постоянно следить за нововведениями в законодательстве;
- планировать и детализировать все цели, действия, задачи;
- четко выполнять поручения;
- ежедневно отчитываться руководству о проделанной работе;
- быть ответственными;
- ВСЕГДА быть готовыми все взять в свои руки («Ручное управление») и принять нестандартные решения для выполнения той или иной задачи – это касается руководителя отдела и глав. бухгалтера.