Елена Муравлева, казначей ООО «Фармфорвард»
«Никогда не ошибается лишь тот, кто ничего не делает.
Не бойтесь ошибаться — бойтесь повторять ошибки».
Рассмотрим три самых распространенных ошибки в платежах и меры, которые позволят их оперативно и правильно устранить.
1. Ошибки в налоговых платежах
Ошибки в платежном поручении при перечислении налогов можно разделить на две группы.
Группа 1. В платежке указан неверный номер счета получателя, ИНН или КПП. При таких ошибках банк не пропустит платеж сразу или деньги вернутся через 5-10 дней обратно на расчетный счет плательщика. Платеж Управление Федерального казначейства отнесет к невыясненным поступлениям, значит будет считаться, что налог не уплачен в бюджет. А значит, у компании по нему возникнет недоимка, по которой будут начисляться пени.
Пример. Компания сменила юридический адрес и, как следствие, налоговую инспекцию. Следовательно, сменился и КПП: первые два знака этого показателя соответствуют коду субъекта РФ, третий и четвертый знаки — номеру налоговой инспекции. Но при перечислении НДС бухгалтер указал старый КПП. Денежные средства зависли в налоговой на корреспондентском счете, как невыясненные платежи. Компании пришлось направить письмо в налоговую с просьбой вернуть денежные средства по указанным реквизитам.
Что нужно сделать в такой ситуации:
- повторно перечислить платеж;
- подать в налоговую заявление о возврате ошибочно перечисленных средств с копией платежного поручения и выпиской из банка или заявление о зачете ошибочно перечисленной суммы в счет задолженности по другому налогу.
Платеж после его повторного перечисления или зачета будет отражен в карточке лицевого счета. А ошибочно перечисленный платеж банк вернет на расчетный счет организации.
Группа 2. В платежке указан неверный статус плательщика, ОКАТО, КБК, УИН, основание платежа, налоговый период или тип платежа. В этом случае налоговики разнесут платеж неверно, и за компанией останется висеть задолженность по налогу.
Что надо сделать, чтобы решить проблему:
- подать в инспекцию заявление с просьбой уточнить платеж и скорректировать его в карточке расчетов (см. ниже пример заявления), приложив к нему копию платежного поручения с отметкой банка об исполнении и выписку, подтверждающую перечисление денег;
- получить уведомление налоговой инспекции о решении в течение пяти рабочих дней со дня его принятия. Кстати, на это у налоговиков есть 10 рабочих дней со дня получения заявления или со дня подписания акта сверки;
- уточнив платеж, правильно отразить его в карточке лицевого счета;
- сторнировать пени, начисленные со дня фактической уплаты налога и до дня принятия решения об уточнении платежа;
- запросить у налоговой справку о состоянии расчетов и сборов для подтверждения правильности разнесения платежа в карточке лицевого счета.
Пример заявления в налоговую с просьбой уточнить платеж
Руководителю
Инспекции ФНС России № 111
по г. Москве
Иванову И.И.
Адрес: 111111, г. Москва,
ул. Тихвинская, 1
Общество с ограниченной
ответственностью «Призма»
ОГРН 1037714576959,
ИНН 7755246123, КПП 775501001
Адрес: 222222, г. Москва,
Ул. Лесная, 18
Исх. № 25 от 30.05.2016
Заявление
об уточнении налогового платежа (ошибка в КБК)
В платежном поручении от 28.04.2016 № 111 на перечисление авансового платежа по налогу на прибыль в ФБ за 1 квартал 2016 года на сумму 90 000 руб. в поле 104 был неверно указан КБК (18210301000011000110).
Верным следует считать следующее: 18210101011011000110.
На основании п. 7 ст. 45 НК РФ просим внести соответствующие изменения.
Приложение:
1. Копия платежного поручения от 28.04.2016 № 111.
Генеральный директор ООО «Призма» ——————— А. С. Пушной
(подпись)
«30» мая 2016 г. М.П.
Важно! Налоговые платежи можно уточнять только в течение трех лет со дня их уплаты (п. 7 ст. 45 НК РФ ). Регулярно запрашивайте в ИФНС выписку с карточек своего лицевого счета, чтобы своевременно выявлять и исправлять допущенные ошибки.
2. Ошибки в назначении платежа
В строке «Назначение платежа» платежки ошибку часто допускают:
- в номере договора, по которому был сделан платеж;
- ставке НДС;
- описании платежа («оплата», «авансовый платеж», «частичная оплата», «погашение задолженности», «комиссия», «оплата по векселю» и др.);
- описании ТМЦ, услуг или работ, за которые производится оплата.
Если вы обнаружили такую ошибку, напишите письмо в свой банк по клиент-банку, указав в нем номер платежного поручения, его дату, сумму платежа и верный текст назначения. Напишите еще и контрагенту письмо на официальном бланке за подписью руководителя. Его второй экземпляр остается у вас. Письмо поможет обеим сторонам верно учесть денежные средства.
Пример. ООО «Ромашка» провела очередной лизинговый платеж ООО «РосЛизинг» по договору лизинга. В назначении платежа номер договора указали с ошибкой. «РосЛизинг» не зачел платеж и оштрафовал «Ромашку» за неуплату лизингового платежа в срок.
При перечислении денег между своими счетами письмо об изменении назначения платежа пишите в банк-плательщик, а банк-получатель зачислит их следующим рабочим днем.
3. Ошибки при формировании заявок в учетной системе
Если заявки на оплату у вас формируются автоматически в учетной системе и затем выгружаются непосредственно в банк для его оплаты, вы можете столкнуться вот с какими проблемами.
Платеж на старый счет контрагента. Регулярно проводите инвентаризацию контрагентов и удаляйте их неиспользуемые расчетные счета. Так вы исключите перечисление денег на закрытый расчетный счет партнера. Обычно контрагент отдельно уведомляет об изменении платежных реквизитов либо включает информацию об этом в счет.
Пример. Когда вы вносите изменения в базу, напротив старого расчетного счета контрагента в скобках напишите «не использовать» и занесите новые данные.
Срочные платежи. Чтобы точно поэтапно выполнять все необходимые для проведения платежей операции, важно наладить платежную дисциплину — утвердить сроки подачи заявок на оплату в казначейство и сформировать реестр платежей на текущий день. Такой реестр должен быть готов самое позднее утром в день проведения оплат. Но как показывает практика, в течение дня могут поступить заявки по неотложным платежам. Например, сотрудника срочно направляют в командировку, и нужно оплатить гостиницу, проездные билеты и командировочные. В итоге всю работу приходится делать заново: вносить новые заявки на оплату, распределять оплату по банкам (если у компании несколько счетов), формировать новый платежный календарь, утверждать его у руководства и только после этого перечислять деньги. Все это затягивает процесс, и можно просто не уложиться в операционный день банка, задержав некоторые платежи. Поэтому рекомендую делать исключения только для действительно срочных оплат и исполнять их в день подачи заявки по указанию руководства. Но ни в коем случае не пренебрегайте процедурой проверки реквизитов контрагента, документа-основания платежа и т. п.
Обстоятельства непреодолимой силы. Рекомендуем продублировать цифровую подпись на отдельном ноутбуке. Он вам пригодится, если вдруг провести платеж с основного рабочего места казначея будет невозможно (например, из-за перебоев с электроэнергией или интернетом).
Двойная оплата. Ситуация, когда оплата по одному счету (сначала по его копии, потом по оригиналу) производится дважды, не такая уж редкость. К сожалению, партнер не всегда с радостью возвращает ошибочный платеж. Обращение в суд влечет судебные издержки. Поэтому лучше избегать таких ошибок. Вот что надо для этого делать:
- проверять предоставленные счета на оплату на соответствие бюджету (если бюджетом не предусмотрена оплата данного счета, то инициатор платежа пишет служебную записку);
- вести реестр платежей, в котором отражать все поступившие и оплаченные счета;
- вести каждодневный учет всей поступившей в компанию первичной документации;
- создавать заявку на оплату только на основании подтверждающего документа о наличии кредиторской задолженности (например: счет, акт, счет-фактура, договор).
Важно! Получив оригинал счета, прежде чем заводить в базу заявку на его оплату, убедитесь по выпискам в том, что оплата по этому счету не производилась ранее по его копии или скану. Это позволит исключить двойной оплаты одного и того же счета.
Что делать, если все-таки вы дважды перечислили деньги контрагенту:
- направьте ему письмо с просьбой вернуть ошибочный платеж;
- договоритесь с ним зачесть деньги в счет оставшейся задолженности или в счет новых поставок товаров (услуг).
Полезная функция
Проверить на правильность заполнения всех реквизитов платежки можно с помощью услуги клиент-банка «проверить документ». Система клиент-банка, обнаружив некорректно заполненный документ, укажет на ошибку. Например, если расчетный счет не ключуется с БИКом банка, то ошибка явно в расчетном счете. Или в назначении платежа забыли указать ставку и сумму НДС.
Пример письма о перезачете ошибочной оплаты
Исх. № ____ от ______
Генеральному директору ООО «Союз».
От _______________________ __________________________
ПИСЬМО О ПЕРЕЗАЧЕТЕ ОПЛАТЫ
Просим Вас оплату в сумме ________________________ руб. сумма прописью _____________________________________ руб.,
по сч. _____________ от _____________ г., зачесть в счет оплаты счета № _____ от ____________ г. на сумму _________________
сумма прописью __________________________________________________________ или в счет будущих платежей.
Генеральный директор __________________ /__________/
М.П.
Пример письма о возврате денежных средств
Исх. № ____ от ______
Генеральному директору ООО «Союз».
От ________________________ _________________________
В Ваш адрес были ошибочно перечислены денежные средства платежным поручением № __________ от ________ на сумму ______ (сумма прописью), в т.ч. НДС 18% ___________.
Просим Вас вернут их по следующим реквизитам:
Генеральный директор __________________ /__________/
М.П.
Оплата другому контрагенту. Такое бывает, когда наименования нескольких компаний очень похожи. Поэтому рекомендуем:
- при формирования платежного поручения реквизиты контрагента искать по его ИНН;
- сверять реквизиты в платежном поручении и подтверждающем документе на платеж.
Исправить ошибку в случае, если деньги вы все же перечислили другому, можно двумя способами:
- зачесть переплату в счет будущих поставок товаров (услуг);
- направить письмо с просьбой вернуть ошибочно перечисленную сумму (см. пример письма выше).
Для сверки правильности отправленных платежей в конце операционного дня ответственный за платежи сотрудник составляет отчет о движении денежных средств (см. пример ниже). В него надо включить сведения:
- об оплатах (выручке, поступившей на расчетный счет за этот день);
- о кредитной нагрузке (сумму израсходованного лимита кредита и доступный остаток).
Пример отчета о движении денежных средств
Отчет рассылается генеральному и финансовому директорам, начальнику финансового отдела. На его основе можно выявить отклонения от плана и принять корректирующие меры.
Своевременно выявить ошибочно или излишне перечисленные деньги и оперативно принять меры по их возврату также можно, если в конце рабочего дня составлять реестр оплат за текущий день и рассылать его руководителям ЦФО для проверки (см. Реестр документов «Платежное поручение за 03 октября 2016 г.»).
