Удобная методика поможет систематизировать информацию так, чтобы в период отсутствия любого из сотрудников каждый, включая руководителя, могли в течение трех минут найти нужный файл. Сотрудники болеют, уходят в отпуск, увольняются. Вот тут и возникает вопрос «А где может быть нужный/важный/конфиденциальный файл?».
Не буду лукавить, если скажу, что многие задают этот вопрос не подчиненным, а себе, и оперативного ответа не находят. К сожалению, обычное создание множества папок не решает проблему. Прежде чем приступить к каким-либо действиям, необходимо понять, насколько правильно сейчас организовано место хранения информации, с которой вы работаете. Варианты приведены в табл. 1.
Таблиц 1. Варианты мест хранения информации
Возможные места хранения информации | Риски для предприятия связанные с потерей информации | Целесообразность использования такого места хранения |
Рабочий стол | Нет. Даже если не известен пароль (специалисты по IT помогут получить доступ) | Целесообразно использовать |
Сетевой ресурс (общий диск, к которому имеют доступ сотрудники) | Нет | Целесообразно использовать |
Корпоративная почта | Нет. Даже если не известен пароль (специалисты по IT помогут получить доступ) | Использовать можно, но оперативный поиск, даже при систематизации папок почты будет затруднен, цели по поиску файла за 3 минуты можем не достичь |
Личная почта (Gmail, Yandex и т.д.) | Очень высокие, так как при увольнении сотрудник скорее всего сменит пароль (даже если этого не сделает сразу, то будет иметь доступ к информации) | Нецелесообразно |
Флешка (для средних и мелких компаний, в которых не блокируют USB порты) | Очень высокие. Даже если флешка рабочая и сотрудник должен будет ее сдать при увольнении, то он может просто почистить флешку или потерять и т.д. | Нецелесообразно. Лучше заблокировать USB порты. |
Google Диск, Яндекс Диск и т.д., созданный предприятием | Нет. Главное заблокировать доступ после увольнения сотрудника | Целесообразно использовать (если нет иного общего ресурса) |
Google Диск, Яндекс Диск и т.д., привязанный к личной почте сотрудника | Очень высокие, так как при увольнении сотрудник, скорее всего, заблокирует доступ. Даже если он этого не сделает сразу, то будет иметь доступ к информации | Нецелесообразно |
Решение, где хранить информацию, остается за вами. Я же буду рассматривать только рабочий стол и общий ресурс (общий корпоративный диск), так как считаю их наиболее приемлемыми в работе.
Шаг 1. Создаем интуитивную структуру папок
Наша цель – быстро находить даже очень давно созданный файл.
Пример
Когда я работала в управляющей компании, мне необходимо было хранить информацию 18 предприятий за разные периоды, плюс, консолидацию и отчеты перед акционерами. Мы пробовали систематизировать хранение по предприятиям, затем по годам, ни то ни другое не удовлетворяло требованию быстрого поиска информации.
Вот тогда и возник самый простой вариант интуитивной (смешанной структуры), в которой используется как система хранения в разрезе дат, так и система хранения «по смыслу».
Общий ресурс. Создавать интуитивную структуру папок на общем ресурсе эффективнее всего совместно с сотрудниками – они самые активные пользователи этой системы. Поскольку систематизация папок — творческий процесс, и каждый может выбрать свой вариант хранения информации, помогите сотрудникам сделать это правильно. Вот два наиболее удобных варианта:
- Информация, которую легче искать по датам – в эти папки входит любая отчетность (включая бюджеты) и информация, имеющая регулярный характер, то есть та, которую мы создаем в определенные периоды;
- Информация, которую легче искать по смыслу (по наименованию предприятий или ключевой информации) – в эти папки входят юридические документы и не регулярные запросы.
Рабочий стол. Целесообразно хранить на рабочем столе:
- информацию, которой пользуетесь только вы;
- конфиденциальную информацию.
Если у вас большой объем информации, который будет храниться на общем ресурсе, то файлы на вашем рабочем столе целесообразно хранить в одной папке, назовем ее главной. Так как для оперативного доступа к информации с сетевого ресурса вам необходимо будет создать ярлыки, которые также займут место на рабочем столе.
Внутри главной папки создаем подпапки по годам, например, «2015», «2016». Далее следуют:
- проекты, которые длятся больше года;
- важная/ конфиденциальная информация без сроков хранения. Как правило, для этой информации не так важен период, но конкретно для рабочего стола все-таки конфиденциальную информацию рекомендую хранить по смыслу.
Приведу пример структуры папок рабочего стола:
«2016» текущая деятельность
«Цели»
«Протоколы»
и т.д.
«Пряники» проект
«План работ»
« »
и т.д.
«КИ» важная/ конфиденциальная информация
…
Такая структура позволит оперативно управлять информацией и безжалостно отправлять в архив старые годы. Остальные данные храните на общем ресурсе, но четко разграничивая права доступа к папкам.
Важно!
Ограничивайте доступ на общем сетевом ресурсе очень внимательно, иначе вы устанете согласовывать и блокировать доступы своим сотрудникам. Это может привести не только к замедлению рабочего процесса, но и к тому, что сотрудники, имеющие доступ к папке, втайне будут делиться этой информацией с тем, кому она реально понадобится для работы. Такая ситуация может разрушить всю систему.
Чтобы система заработала для всего подразделения, логика у всех должна быть едина. Выстроить ее поможет шпаргалка (короткая, не более одного листа), которую лучше всего сделать вместе с сотрудниками.
Пример шпаргалки для РС и общего ресурса
Храним на рабочем столе (РС) в главной папке |
Информация, пользователем которой является только хозяин РС |
Структура 1 (без разбивки на квартал и месяц) |
Конфиденциальная информация, доступ к которой имеет только автор и руководитель |
Структура 2 |
Общий ресурс (ОР) |
Блок 1 (папки при систематизации которых используется Структура 1) |
Основная папка — Бухгалтерская отчетность |
Основная папка – Бюджеты |
… |
Блок 2 (папки при систематизации которых используется Структура 2) |
Основная папка — Юридические документы |
Основная папка – Протоколы |
… |
Расшифровка используемых структур |
Структура 1 (по датам) |
Год |
Квартал (при необходимости) |
Месяц (при необходимости) |
Наименование предприятия (необходимо если холдинговая структура) / Проекта |
Основная папка |
Файлы |
Структура 2 (по предприятиям, или ключевой информации) |
Основная папка |
Наименование предприятия (необходимо если холдинговая структура)/ Проекта |
Подчиненные папки (например в Юридических документах это будут папки «Устав», «Выписки» и т.д.) (подпапки могут вообще не иметь в структуре даты) |
Подпапка (например-Устав) |
Подпапка (например-Устав. Не действующие редакции) |
Подпапка (например-Устав. Действующая редакция от 01.01.2015 г.) |
Важно!
Присваивайте папкам порядковые номера, помещайте их в начало названия папки. Это позволит самые часто используемые папки хранить в начале списка. Как правило, впоследствии легко использовать коды для поиска. То есть, сотрудник говорит, файл находится в папке 11-3-2, и тогда нет необходимости запоминать наименование папок. Но после цифр наименование папки все равно нужно.
Шаг 2. Даем файлам правильные названия
Для быстрого поиска информации должны быть не только корректно названы и структурированы папки, но и сами файлы. Самое главное – название файла должно четко отражать информацию, которая в нем содержится. В связи с этим первое, что нужно сделать, это запретить сотрудникам сохранять файлы «Копия…», «Вариант новый…», «Самый последний…» и т.д. (также см. «Маленькие простые хитрости при хранении информации»).
Важно!
Заставьте сотрудников фиксировать в названиях файлов дату создания/ изменения, тогда поиск последней версии будет существенно облегчен.
Очень хорошо написано о том, как лучше именовать и структурировать файлы, в книге Марка Херста «Горшочек, не вари!» о цифровой грамотности. После ее прочтения в свою систему названий файлов я добавила инициалы автора, это действительно оказалось очень удобно. Схема наименования файлов, предложенная Марком Херстом:
«Инициалы создателя – дата создания – тема или ключевое слово».
Шаблон такой схемы выглядит следующим образом: «инициалы-дата-тема.расширение».
Мне удобнее начинать название файла с даты, затем – инициалы автора и тема, или ключевое слово. То есть, схема наименования файла выглядит так: дата-инициалы-тема.расширение.
Пример
10.01.16_СЮ_Реорганизация ФД
Как вы можете заметить, год у меня тоже участвует в дате, в связи с тем, что в хранении информации я использую смешанную структуру и не все папки именую по датам. Для того,чтобы не вырабатывать отдельно правило, в каких файлах участвует год, а в каких нет, считаю, что проще его фиксировать при создании не добавляя лишних условия и требований к запоминанию.
Важно!
Определитесь, какую структуру должна иметь дата. Конечно, в работе удобнее сортировать и пользоваться файлами, если дата выглядит, как «год-месяц-дата». Но, к сожалению, многие сотрудники начинают путаться, так как привыкли дату видеть в другой схеме «дата-месяц-год». И я все-таки решила оставить дату в привычном формате. Вы можете выбрать удобную для вас систему, но важно обозначить правила работы всем сотрудникам.
Маленькие простые хитрости при хранении информации
- Порекомендуйте сотрудникам для промежуточных фалов создать папку «del» в главном каталоге «Мои документы». Эта папка «del» регулярно (например, раз в месяц 01 числа) полностью чистится без просмотра информации внутри нее. Это позволит избавиться от огромного количества промежуточных фалов, черновиков и не будет отнимать время на перепроверку актуальности информации перед удалением.
2. Чтобы повысить скорость работы, необходимо проконтролировать создание на рабочих столах сотрудников ярлыков с часто используемыми программами (например Word, Excel, 1С и т.д.), в том числе, и на панели быстрого доступа.
3. Очень полезно проконтролировать вывод на рабочий стол ярлыков с ключевыми папками общего ресурса, это также позволит повысить эффективность сотрудника.
Шаг 3. Защищаем информацию от легкого доступа
Почему доступ легкий, если сотрудник хранит такую информацию только у себя на рабочем столе? Потому что часто, когда сотрудник уходит в отпуск/ на больничный, он передает пароль от своего рабочего компьютера одному из коллег, чтобы тот при необходимости мог взять нужные файлы. И вот тут наш не больной сотрудник, вполне возможно, найдет еще ряд файлов с конфиденциальной информацией… И вот он риск.
Чтобы избежать проблем, можно запретить передавать пароли. Но тогда их надо будет хранить вам. Так вы сможете в любой момент прийти и включить компьютер. Но, согласитесь, это – не лучший способ. Есть другой – создать систему паролей.
Когда стоит отказаться от системы паролей
Если вы,создавая структуру папок, присваивая им и файлам имена, все силы направили на сохранение информации, и пусть даже не везде сделали это правильно, то нужный файл вы найдете, пускай и не очень быстро. Если же вы неверно создадите систему паролей, у вас есть шанс потерять информацию навсегда. Почему? Потому что, если неверно запаролен документ, или сотрудник забыл пароль, или вы его куда-то записали, а сотрудник недоступен, то даже IT-специалисты не всегда смогут вскрыть информацию.
Поэтому гораздо безопаснее собрать пароли от входа в компьютер (пусть не осудят меня безопасники) или на крайний случай отдать их своему заместителю, который может владеть информацией, хранящейся у всех сотрудников на их рабочих столах.
Чтобы создать систему паролей, с каждым из ключевых сотрудников (с теми, которым необходимо использовать пароли в документах) сделайте следующее:
- Выберите определенные значения из названия файла, которые будут участвовать в пароле;
- Присвойте сотрудникам персональный код (любой, но который вы точно не забудете, например, последние цифры телефона);
- Придумываете связку между значениями и персональным кодом. Связка может быть, например, нижнее подчеркивание, запятая и т.д. Рекомендую для простых паролей применять единую связку для всех сотрудников, чтобы в дальнейшем не запутаться.
Пример
Название файла «10.01.10_СЮ_Расчет ФОТ по Группе».
Значения из названия файла, которые использует специалист – последние 3 символа названия файла.
Персональный код специалиста 09.
Связка – нижнее подчеркивание.
В нашем примере пароль выглядит так – «ппе_09».
Отмечу, что при использовании названия файлов в системе паролей необходимо очень аккуратно относиться к переименованиям файлов.
Важно!
У вас должен появиться файл, где будут обозначены ключевые сотрудники и их системы паролей. И этот файл будет храниться на вашем рабочем столе в запароленном виде. И тут уже ваш выбор: хотите, встройте его в свою систему паролей (если вы ее создавали), либо просто придумайте пароль и запишите его себе в личный гаджет.
Если вам, например, в отпуске срочно нужно будет почитать запароленный конфиденциальный документ, который вам выслали на почту, то достаточно будет попросить назвать персональный код автора документа.
Важно!
Систему паролей рабочих файлов должны знать руководитель и автор – это крайне важно.
Шаг 4. Архивируем данные
Необходимо определить частоту архивации блоков информации и срок хранения архива.
Прежде всего, разберем, что, как и зачем нужно архивировать (см. табл.2).
Таблица 2. Правила архивации
Период архивирования | Кто делает эту работу | Цель | Срок хранения |
Ежедневно/ еженедельно (это резервное копирование) | Специалисты по IT | Оперативно восстановить информацию при поломке компьютера, сбоя в ПО и т.д. | Хранится до следующего обновления (либо ограниченный, не продолжительный период времени) |
Ежегодно (это архивирование данных) | Формируют специалисты, которые создавали файлы,затем информация передается специалистам по IT | Убрать из информационного пространства файлы, которые не нужны в работе. Это облегчит ежедневную/ еженедельную архивацию специалистам по IT и, конечно же, работу вашим сотрудникам | Хранится обозначенный срок (выносится на ресурс, который не участвует в повседневной работе). Необходимо обсудить со специалистами по IT, где именно будет храниться данный архив |
Разберемся, как делать архивацию с целью сокращения объемов информации, хранящейся в рабочем доступе (т.е. не резервное копирование).
В большинстве случаев достаточно архивировать информацию один раз в год, например, в январе. Чаще это делать сложно, и впоследствии может требовать неоднократного обращения к архиву, что крайне неудобно.
Итак, для архивирования данных необходимо сделать следующее:
- На общем ресурсе создайте папку, например Архив 2015 г.;
- Дайте задание всем ответственным за папки на общем ресурсе сотрудникам перенести туда информацию (в утвержденной структуре), которая не будет востребована в 2016 году;
Важно!
При переносе информации с рабочего стола внутри архивной папки создайте подпапки с фамилиями сотрудников, доступ к которым будет ограничен. Именно в эти папки сотрудники перенесут свою конфиденциальную информацию, которая не будет востребована.
- Когда архивная папка сформирована, поручите специалисту по IT перенести эту информацию на ресурс, согласованный для хранения архивов.
- При переносе информации просмотрите уже сформированный ранее архив. Попросите сотрудников сделать опись блоков информации, которые они считают возможным удалить из предыдущих периодов. Далее они должны будут согласовать эту опись с непосредственным руководителем, чтобы специалист по IT затем удалил ненужную информацию. Отмечу, что удаление архивов можно проводить в тот же период, когда в архив поступает новая информация. В нашем примере – один раз в год в январе.
Надеюсь, что моя незатейливая методика систематизации информации поможет вам достичь цели, поставленной нами в начале статьи, и вы сможете находить любую информацию за три минуты. По моему опыту, при смене места работы,к сожалению, полностью транслировать созданную ранее систему не получится. Учитывайте, что в каждой компании мышление сотрудников разное, привычки разные, поэтому разумнее совместно с коллективом создать именно их новую схему хранения информации, используя предыдущий опыт.
Регламентировать эти процессы или нет – решение за вами. Я считаю, что это –культура работы с информацией. Поэтому важно объяснить правила сотрудникам и не меньше двух месяцев контролировать исполнение. Поверьте, им самим понравится, и они будут выполнять ваши требования. А вот при написании регламента учесть все потоки изменяющейся информации получится не всегда, и документ может очень быстро стать нерабочим.