fbpx

Как не потерять важные данные: авторская методика по хранению информации

Юлия Сиваева, директор финансового департамента ООО «ИТ-Сервис»

Юлия Сиваева, директор финансового департамента ООО «ИТ-Сервис»

Удобная методика поможет систематизировать информацию так, чтобы в период отсутствия любого из сотрудников каждый, включая руководителя, могли в течение трех минут найти нужный файл. Сотрудники болеют, уходят в отпуск, увольняются. Вот тут и возникает вопрос «А где может быть нужный/важный/конфиденциальный файл?».


Не буду лукавить, если скажу, что многие задают этот вопрос не подчиненным, а себе, и оперативного ответа не находят. К сожалению, обычное создание множества папок не решает проблему. Прежде чем приступить к каким-либо действиям, необходимо понять, насколько правильно сейчас организовано место хранения информации, с которой вы работаете. Варианты приведены в табл. 1.

Таблиц 1. Варианты мест хранения информации

Возможные места хранения информации Риски для предприятия связанные с потерей информации Целесообразность использования такого места хранения
Рабочий стол Нет. Даже если не известен пароль (специалисты по IT помогут получить доступ) Целесообразно использовать
Сетевой ресурс (общий диск, к которому имеют доступ сотрудники) Нет Целесообразно использовать
Корпоративная почта Нет. Даже если не известен пароль (специалисты по IT помогут получить доступ) Использовать можно, но оперативный поиск, даже при систематизации папок почты будет затруднен, цели по поиску файла за 3 минуты можем не достичь
Личная почта (Gmail, Yandex и т.д.) Очень высокие, так как  при увольнении сотрудник скорее всего сменит пароль (даже если этого не сделает сразу, то будет иметь доступ к информации) Нецелесообразно
Флешка (для средних и мелких компаний, в которых не блокируют USB порты) Очень высокие. Даже если флешка рабочая и сотрудник должен будет ее сдать при увольнении, то он может просто почистить флешку или потерять и т.д. Нецелесообразно. Лучше заблокировать USB порты.
Google Диск, Яндекс Диск и т.д., созданный предприятием Нет. Главное заблокировать доступ после увольнения сотрудника Целесообразно использовать (если нет иного общего ресурса)
Google Диск, Яндекс Диск и т.д., привязанный к личной почте сотрудника Очень высокие, так как при увольнении сотрудник, скорее всего, заблокирует доступ. Даже если он этого не сделает сразу, то будет иметь доступ к информации Нецелесообразно

 

Решение, где хранить информацию, остается за вами. Я же буду рассматривать только рабочий стол и общий ресурс (общий корпоративный диск), так как считаю их наиболее приемлемыми в работе.

Шаг 1. Создаем интуитивную структуру папок

Наша цель – быстро находить даже очень давно созданный файл.

Пример

Когда я работала в управляющей компании, мне необходимо было хранить информацию 18 предприятий за разные периоды, плюс, консолидацию и отчеты перед акционерами. Мы пробовали систематизировать хранение по предприятиям, затем по годам, ни то ни другое не удовлетворяло требованию быстрого поиска информации.

Вот тогда и возник самый простой вариант интуитивной (смешанной структуры), в которой используется как система хранения в разрезе дат, так и система хранения «по смыслу».

Общий ресурс. Создавать интуитивную структуру папок на общем ресурсе эффективнее всего совместно с сотрудниками – они самые активные пользователи этой системы. Поскольку систематизация папок — творческий процесс, и каждый может выбрать свой вариант хранения информации, помогите сотрудникам сделать это правильно. Вот два наиболее удобных варианта:

  1. Информация, которую легче искать по датам – в эти папки входит любая отчетность (включая бюджеты) и информация, имеющая регулярный характер, то есть та, которую мы создаем в определенные периоды;
  2. Информация, которую легче искать по смыслу (по наименованию предприятий или ключевой информации) – в эти папки входят юридические документы и не регулярные запросы.

Рабочий стол. Целесообразно хранить на рабочем столе:

  • информацию, которой пользуетесь только вы;
  • конфиденциальную информацию.

Если у вас большой объем информации, который будет храниться на общем ресурсе, то файлы на вашем рабочем столе целесообразно хранить в одной папке, назовем ее главной. Так как для оперативного доступа к информации с сетевого ресурса вам необходимо будет создать ярлыки, которые также займут место на рабочем столе.

Внутри главной папки создаем подпапки по годам, например, «2015», «2016». Далее следуют:

  • проекты, которые длятся больше года;
  • важная/ конфиденциальная информация без сроков хранения. Как правило, для этой информации не так важен период, но конкретно для рабочего стола все-таки конфиденциальную информацию рекомендую хранить по смыслу.

Приведу пример структуры папок рабочего стола:

«2016» текущая деятельность

«Цели»

«Протоколы»

и т.д.

«Пряники» проект

«План работ»

« »

и т.д.

«КИ» важная/ конфиденциальная информация

            …

Такая структура позволит оперативно управлять информацией и безжалостно отправлять в архив старые годы. Остальные данные храните на общем ресурсе, но четко разграничивая права доступа к папкам.

Важно!

Ограничивайте доступ на общем сетевом ресурсе очень внимательно, иначе вы устанете согласовывать и блокировать доступы своим сотрудникам. Это может привести не только к замедлению рабочего процесса, но и к тому, что сотрудники, имеющие доступ к папке, втайне будут делиться этой информацией с тем, кому она реально понадобится для работы. Такая ситуация может разрушить всю систему.

Чтобы система заработала для всего подразделения, логика у всех должна быть едина. Выстроить ее поможет шпаргалка (короткая, не более одного листа), которую лучше всего сделать вместе с сотрудниками.

Пример шпаргалки для РС и общего ресурса

Храним на рабочем столе (РС)  в главной папке
   Информация, пользователем которой является только хозяин РС
      Структура 1 (без разбивки на квартал и месяц)
   Конфиденциальная информация, доступ к которой имеет только автор и руководитель
      Структура 2
Общий ресурс (ОР)
   Блок 1 (папки при систематизации которых используется Структура 1)
      Основная папка — Бухгалтерская отчетность
      Основная папка – Бюджеты
       …
   Блок 2 (папки при систематизации которых используется Структура 2)
      Основная папка — Юридические документы
     Основная папка – Протоколы
     …
Расшифровка используемых структур
   Структура 1 (по датам)
      Год
          Квартал (при необходимости)
             Месяц (при необходимости)
                 Наименование предприятия (необходимо если холдинговая структура) / Проекта
                             Основная папка
                                        Файлы
   Структура 2 (по предприятиям, или ключевой информации)
      Основная папка
          Наименование предприятия (необходимо если холдинговая структура)/ Проекта
                       Подчиненные папки (например в Юридических документах это будут папки «Устав», «Выписки»  и т.д.) (подпапки могут вообще не иметь в структуре даты)
                           Подпапка (например-Устав)
                                Подпапка (например-Устав. Не действующие редакции)
                                Подпапка (например-Устав. Действующая редакция от 01.01.2015 г.)

 

Важно!

Присваивайте папкам порядковые номера, помещайте их в начало названия папки. Это позволит самые часто используемые папки хранить в начале списка. Как правило, впоследствии легко использовать коды для поиска. То есть, сотрудник говорит, файл находится в папке 11-3-2, и тогда нет необходимости запоминать наименование папок. Но после цифр наименование папки все равно нужно.

Шаг 2. Даем файлам правильные названия

Для быстрого поиска информации должны быть не только корректно названы и структурированы папки, но и сами файлы. Самое главное – название файла должно четко отражать информацию, которая в нем содержится. В связи с этим первое, что нужно сделать, это запретить сотрудникам сохранять файлы «Копия…», «Вариант новый…», «Самый последний…» и т.д. (также см. «Маленькие простые хитрости при хранении информации»).

Важно!

Заставьте сотрудников фиксировать в названиях файлов дату создания/ изменения, тогда поиск последней версии будет существенно облегчен.

Очень хорошо написано о том, как лучше именовать и структурировать файлы, в книге Марка Херста «Горшочек, не вари!» о цифровой грамотности. После ее прочтения в свою систему названий файлов я добавила инициалы автора, это действительно оказалось очень удобно. Схема наименования файлов, предложенная Марком Херстом:

«Инициалы создателя – дата создания – тема или ключевое слово».

Шаблон такой схемы выглядит следующим образом: «инициалы-дата-тема.расширение».

Мне удобнее начинать название файла с даты, затем – инициалы автора и тема, или ключевое слово. То есть, схема наименования файла выглядит так: дата-инициалы-тема.расширение.

Пример

10.01.16_СЮ_Реорганизация ФД

Как вы можете заметить, год у меня тоже участвует в дате, в связи с тем, что в хранении информации я использую смешанную структуру и не все папки именую по датам. Для того,чтобы не вырабатывать отдельно правило, в каких файлах участвует год, а в каких нет, считаю, что проще его фиксировать при создании не добавляя лишних условия и требований к запоминанию.

Важно!

Определитесь, какую структуру должна иметь дата. Конечно, в работе удобнее сортировать и пользоваться файлами, если дата выглядит, как «год-месяц-дата». Но, к сожалению, многие сотрудники начинают путаться, так как привыкли дату видеть в другой схеме «дата-месяц-год». И я все-таки решила оставить дату в привычном формате. Вы можете выбрать удобную для вас систему, но важно обозначить правила работы всем сотрудникам.

Маленькие простые хитрости при хранении информации

  1. Порекомендуйте сотрудникам для промежуточных фалов создать папку «del» в главном каталоге «Мои документы». Эта папка «del» регулярно (например, раз в месяц 01 числа) полностью чистится без просмотра информации внутри нее. Это позволит избавиться от огромного количества промежуточных фалов, черновиков и не будет отнимать время на перепроверку актуальности информации перед удалением.

2. Чтобы повысить скорость работы, необходимо проконтролировать создание на рабочих столах сотрудников ярлыков с часто используемыми программами (например Word, Excel, 1С и т.д.), в том числе, и на панели быстрого доступа.

3. Очень полезно проконтролировать вывод на рабочий стол ярлыков с ключевыми папками общего ресурса, это также позволит повысить эффективность сотрудника.

Шаг 3. Защищаем информацию от легкого доступа

Почему доступ легкий, если сотрудник хранит такую информацию только у себя на рабочем столе? Потому что часто, когда сотрудник уходит в отпуск/ на больничный, он передает пароль от своего рабочего компьютера одному из коллег, чтобы тот при необходимости мог взять нужные файлы. И вот тут наш не больной сотрудник, вполне возможно, найдет еще ряд файлов с конфиденциальной информацией… И вот он риск.

Чтобы избежать проблем, можно запретить передавать пароли. Но тогда их надо будет хранить вам. Так вы сможете в любой момент прийти и включить компьютер. Но, согласитесь, это – не лучший способ. Есть другой – создать систему паролей.

Когда стоит отказаться от системы паролей

Если вы,создавая структуру папок, присваивая им и файлам имена, все силы направили на сохранение информации, и пусть даже не везде сделали это правильно, то нужный файл вы найдете, пускай и не очень быстро. Если же вы неверно создадите систему паролей, у вас есть шанс потерять информацию навсегда. Почему? Потому что, если неверно запаролен документ, или сотрудник забыл пароль, или вы его куда-то записали, а сотрудник недоступен, то даже IT-специалисты не всегда смогут вскрыть информацию.

Поэтому гораздо безопаснее собрать пароли от входа в компьютер (пусть не осудят меня безопасники) или на крайний случай отдать их своему заместителю, который может владеть информацией, хранящейся у всех сотрудников на их рабочих столах.

Чтобы  создать систему паролей, с каждым из ключевых сотрудников (с теми, которым необходимо использовать пароли в документах) сделайте следующее:

  1. Выберите определенные значения из названия файла, которые будут участвовать в пароле;
  2. Присвойте сотрудникам персональный код (любой, но который вы точно не забудете, например, последние цифры телефона);
  3. Придумываете связку между значениями и персональным кодом. Связка может быть, например, нижнее подчеркивание, запятая и т.д. Рекомендую для простых паролей применять единую связку для всех сотрудников, чтобы в дальнейшем не запутаться.

Пример

Название файла «10.01.10_СЮ_Расчет ФОТ по Группе».

Значения из названия файла, которые использует специалист – последние 3 символа названия файла.

Персональный код специалиста 09.

Связка – нижнее подчеркивание.

В нашем примере пароль выглядит так – «ппе_09».

Отмечу, что при использовании названия файлов в системе паролей необходимо очень аккуратно относиться к переименованиям файлов.

Важно!

У вас должен появиться файл, где будут обозначены ключевые сотрудники и их системы паролей. И этот файл будет храниться на вашем рабочем столе в запароленном виде. И тут уже ваш выбор: хотите, встройте его в свою систему паролей (если вы ее создавали), либо просто придумайте пароль и запишите его себе в личный гаджет.

Если вам, например, в отпуске срочно нужно будет почитать запароленный конфиденциальный документ, который вам выслали на почту, то достаточно будет попросить назвать персональный код автора документа.

Важно!

Систему паролей рабочих файлов должны знать руководитель и автор – это крайне важно.

Шаг 4. Архивируем данные

Необходимо определить частоту архивации блоков информации и срок хранения архива.

Прежде всего, разберем, что, как и зачем нужно архивировать (см. табл.2).

Таблица 2. Правила архивации

Период архивирования Кто делает эту работу Цель Срок хранения
Ежедневно/ еженедельно (это резервное копирование) Специалисты по IT Оперативно восстановить информацию при поломке компьютера, сбоя в ПО и т.д. Хранится до следующего обновления (либо ограниченный, не продолжительный период времени)
Ежегодно (это архивирование данных) Формируют специалисты, которые создавали файлы,затем информация передается специалистам по IT Убрать из информационного пространства файлы, которые не нужны в работе. Это облегчит ежедневную/ еженедельную архивацию специалистам по IT и, конечно же, работу вашим сотрудникам Хранится обозначенный срок (выносится на ресурс, который не участвует в повседневной работе). Необходимо обсудить со специалистами по IT, где именно будет храниться данный архив

 

Разберемся, как делать архивацию с целью сокращения объемов информации, хранящейся в рабочем доступе (т.е. не резервное копирование).

В большинстве случаев достаточно архивировать информацию один раз в год, например, в январе. Чаще это делать сложно, и впоследствии может требовать неоднократного обращения к архиву, что крайне неудобно.

Итак, для архивирования данных необходимо сделать следующее:

  1. На общем ресурсе создайте папку, например Архив 2015 г.;
  2. Дайте задание всем ответственным за папки на общем ресурсе сотрудникам перенести туда информацию (в утвержденной структуре), которая не будет востребована в 2016 году;

Важно!

При переносе информации с рабочего стола  внутри архивной папки создайте подпапки с фамилиями сотрудников, доступ к которым будет ограничен.  Именно в эти папки сотрудники перенесут свою конфиденциальную информацию, которая не будет востребована.

  1. Когда архивная папка сформирована, поручите специалисту по IT перенести эту информацию на ресурс, согласованный для хранения архивов.
  2. При переносе информации просмотрите уже сформированный ранее архив. Попросите сотрудников сделать опись блоков информации, которые они считают возможным удалить из предыдущих периодов. Далее они должны будут согласовать эту опись с непосредственным руководителем, чтобы специалист по IT затем удалил ненужную информацию. Отмечу, что удаление архивов можно проводить в тот же период, когда в архив поступает новая информация. В нашем примере – один раз в год в январе.

Надеюсь, что моя незатейливая методика систематизации информации поможет вам достичь цели, поставленной нами в начале статьи, и вы сможете находить любую информацию за три минуты. По моему опыту, при смене места работы,к сожалению, полностью транслировать созданную ранее систему не получится. Учитывайте, что в каждой компании мышление сотрудников разное, привычки разные, поэтому разумнее совместно с коллективом создать именно их новую схему хранения информации, используя предыдущий опыт.

Регламентировать эти процессы или нет – решение за вами. Я считаю, что это –культура работы с информацией. Поэтому важно объяснить правила сотрудникам и не меньше двух месяцев контролировать исполнение. Поверьте, им самим понравится, и они будут выполнять ваши требования. А вот при написании регламента учесть все потоки изменяющейся информации получится не всегда, и документ может очень быстро стать нерабочим.