fbpx

Спецпроект «Безбумажный офис». Внедрение – перевнедрение: четыре ЭДО в одной системе

Чтобы повысить эффективность управления документооборотом, обеспечить централизованное хранение документации в 2012 в «Северстали» решили переходить на ЭДО. Сейчас в компании четыре автоматизированных решения, выполняющие различные функции и объединенные в единую систему. То есть, технически было не только внедрение, а еще и перевнедрение.


В группу компаний «Северсталь» входят более 50 юридических лиц. Без ЭДО подразделения не всегда могли обеспечить сохранность документов, приходилось тратить время на их поиск или создание дубликатов только ради обеспечения вычетов по НДС. Наши клиенты, в силу своей географической удаленности, подолгу ожидали оригиналы, часто также откладывая возмещение налога. Росла неотфактуровка с обеих сторон из-за того, что почтовые службы теряли наши письма.

Чтобы избавиться от перечисленных проблем мы внедрили локальные системы ЭДО, потом была не самая успешная централизация их на платформе SharePoint, а уже затем – выбор решения по ключевым требованиям:

1. Наличие внутренней экспертизы и возможность внедрения / модификации своими силами;

2. Открытый исходный код решения;

3. Бесшовная интеграция;

4. Возможность расширять глубину автоматизации процессов и быстро адаптировать решение под новые потребности бизнеса: автоматизация канцелярии, договорной работы, претензионно-исковой работы, построение электронных архивов, систем электронного документооборота с контрагентами;

5. Реальные кейсы успешного внедрения.

Сейчас у нас четыре решения ЭДО, выполняющие различные функции и объединенные в единую систему. Они составляют ландшафт электронного документооборота. Каждое из них внедрялось поэтапно как в части функционала, так и в части разворачивания на отдельные географические локации.

То есть, технически у нас было не только внедрение, но еще и перевнедрение –взяли весь лучший опыт и транслировали его на новую платформу. Попробовали сделать то, чего у нас не было, – электронный документооборот с контрагентами, который внедряли своими силами. В результате пришли к мнению, что выбранное решение нам подходит и для создания электронного архива документов. А далее уже состоялся старт и реализация проекта комплексного корпоративного ЭДО.

Комплексное решение

Комплексное программное решение для бумажных документов позволяет нам:

  • в поточном режиме выполнять распределение и архивирование документов в количестве > 20 000 комплектов в месяц;
  • оперативно анализировать отправленные и полученные документы;
  • автоматически распознавать информацию и укладывать ее в учетную систему, формируя тем самым автопроводки.

Около 40% клиентов и 30% поставщиков обмениваются с нами электронными документами. Это позволяет нам сокращать:

  • на 90% расходы, связанные с бумажным документооборотом (трудозатраты на выпуск и архивирование, почтовые расходы, расходы на канцелярию и пр.);
  • до трех дней время на обмен и подписание документов.

Схема взаимоотношения с клиентами:

1. Клиент выбирает оператора ЭДО, через которого будет обмениваться с нами документами, и сообщает нам, что готов переходить на электронный документооборот;

2. Мы настраиваем учетную запись клиента в нашей системе ЭДО, производим пробный обмен электронными документами;

3. Если тестовый обмен в ЭДО прошел нормально, мы начинаем взаимодействовать с клиентом только с помощью электронного документооборота.

Схема взаимоотношения с поставщиками.

Через оператора связи мы получаем от них счета-фактуры, первичные документы, приложения по сделкам. Переносим их в нашу систему обработки данных, и затем обмен всей информацией (движение, согласование, подписание) происходит через нашу систему ЭДО.

Что важно учесть при внедрении и применении ЭДО

В первую очередь, необходимо задуматься, зачем вы внедряете ЭДО, какую проблему хотите решить. Важно видеть свою компанию в ЭДО не только сегодня, но и в горизонте 3-5 лет, и выбранная платформа должна этот горизонт сделать осуществимым.

Снизить финансовые и временные затраты на внедрение ЭДО поможет хорошая внутренняя команда проекта, люди не «назначенные», а горящие ради ЭДО вместе с IT-командой.

Внимание!

Никогда не внедряйте ЭДО без владельца процесса!

Никогда не внедряйте ЭДО ради ЭДО – это должно облегчать работу, а не делать ее сложнее!

Вовремя признавайте, что процесс «не созрел» для автоматизации (законодательно / организационно / технически)!

Не стоит забывать основные нормативные документы, которые в большей мере регулируют электронный документооборот на данный момент:

1.Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»;

2. Приказ ФНС от 25.04.2011 №50-н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» (начало действия 03.06.2011);

3. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» №1-ФЗ от 10.01.2002  согласно которому, электронный документ с квалифицированной ЭП признается равнозначным документу на бумажном носителе, заверенном собственноручной подписью и печатью без каких-либо соглашений сторон.

Также важно помнить об ограничительном толковании ЭЦП, которое содержится в Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете», которое допускает для принятия для целей бухгалтерского учета только усиленную квалифицированную ЭЦП.

Об авторах:

Кира Лапина, генеральный директор ООО «Северсталь — Центр Единого Сервиса»

lapina
Имеет многолетний опыт работы в области финансов, аудита, бухгалтерского и налогового консалтинга.

В компании «Северсталь» работает с 2005 года. Начала свою деятельность в компании с налогового управления, затем в декабре 2007 возглавила бухгалтерскую функцию компании «Воркутауголь» на должности главного бухгалтера. В августе 2009 года назначена финансовым директором компании «Воркутауголь». С июня 2010 года по настоящее время является генеральным директором ООО «Северсталь — Центр Единого Сервиса», специализирующейся на оказании услуг в области финансов и персонала.

Окончила Ярославский государственный университет им. П.Г. Демидова по специализации «Бухгалтерский учет и аудит», также обладает дополнительной квалификацией аудитора и специалиста по международной отчетности.

Юлия Деряга, руководитель управления «Бухгалтерский учет» ООО «Северсталь — Центр Единого Сервиса»

deryaga