fbpx

Спецпроект «Безбумажный офис». Тонкости перехода на ЭДО: финансовые, организационные, законодательные

Борис Аксёнов, Executive MBA, к. э. н., первый заместитель начальника управления планирования и нормирования материально-технических ресурсов ОАО «РЖД»

Борис Аксёнов, Executive MBA, к. э. н., первый заместитель начальника управления планирования и нормирования материально-технических ресурсов ОАО «РЖД»

Развитие электронного документооборота (ЭДО) идет по экспоненте. Становятся проще и унифицируются формы первичной учетной документации, развивается роуминг среди операторов ЭДО. Рассмотрим некоторые тонкости и нюансы, которые помогут снизить риски и трудозатраты, уменьшить бюджет проекта по переходу на «электронные рельсы».


В 2011 году, когда мы задумались о переводе документооборота РЖД с бумажных на электронные носители, ЭДО применяли немногие. То есть, саму идею РЖД подхватила одна из первых. Сейчас заметно преуспели в этом деле компании, которые работают с большим потоком типовых форм первичных учетных документов (ПУД). Для них

процесс перехода на ЭДО дает существенный операционный эффект, но только если и их контрагенты согласятся принять электронный формат взаимоотношений. В случае отказа есть проверенные на практике условно-мотивационные механизмы: повышение тарифов за бумажный документооборот, замедление сроков предоставления ПУД и др. Кроме того мотиватором внедрения ЭДО выступает и ФНС России. С июля этого года фирмы, численность сотрудников которых превышает сто человек, обязаны представлять документы в ФНС не через уполномоченного представителя, а исключительно по телекоммуникационным каналам связи. Для этого они должны заключить договор с оператором ЭДО и получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (п.5.1 ст. 23 НК РФ, п. 3 ст. 80 НК РФ).

Схема участников ЭДО стандартная: «Учетная система отправителя /получателя – удостоверяющий центр (УЦ) – портал ЭДО-портал оператора – хранилище ЭДО». Что касается операторов ЭДО, их предостаточно. Полный список аккредитованных ФНС компаний вы можете найти на сайте службы. Крупные предприятия, как, например, наше, открывают свои УЦ, аналогично – и операторы. Но не каждый оператор имеет свой УЦ. Чей удостоверяющий центр – не так важно. В конце концов, это достаточно затратный актив. Так же при переходе на ЭДО рекомендую обратить внимание на некоторые тонкости этого проекта, о которых далее пойдет речь.

Обслуживание и техподдержка

Большинство публикаций, посвященных ЭДО, начинаются с того, что самое затратное в переходе на электронный документооборот – это приобретение ПО и оборудования. Соглашусь. Но сначала акцентирую ваше внимание на вопросах обслуживания и техподдержки, которые не менее важны, чем ПО.

Нюанс 1. Тариф на отправку документов через систему ЭДО. Вам надо будет выбрать тариф, наиболее подходящий именно для вашей компании:

  • если вы намерены постоянно ее использовать, заключайте договор с абонентским обслуживанием. Он бывает безлимитный (неограниченное количество документов) и с лимитом, например, в стоимость обслуживания входит отправка определенного комплекта документов. Входящие документы – бесплатно.
  • если вы планируете редко использовать ЭДО в работе, выбирайте тариф – оплата за отправку каждого документа. Он в вашем случае будет оптимальным.

Нюанс 2. Формат ПУД. Для снижения рисков и трудозатрат пропишите в договоре с оператором пункт о том, что он будет следить за форматом всех документов, отправляемых через портал.

Дело в том, что Федеральная налоговая служба принимает к загрузке ПУД, имеющие формат, установленный ФНС. Этот формат отдельно утверждается на каждую форму ПУД. Кроме того, вносятся изменения в ранее утвержденные формы. В общем, процесс весьма рисковый и трудоемкий как для разработки, так и для контроля.

Конечно, было бы гораздо логичнее просто сформировать единые требования к любым ПУД по аналогии с требованиями к ПУД в ФЗ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Или принудительно перевести всех на единую форму. Однако универсальный первичный документ пока не нашел в практике широкого применения. Строго говоря, подход ФНС противоречит закону «О бухгалтерском учете», который говорит о том, что организация вправе сама выбирать формы ПУД. Требования налоговой в части ЭДО фактически лишают организацию, перешедшую на ЭДО, этого права. Аналогичные требования касаются и вида электронной подписи – ФНС принимает документы, подписанные только усиленной квалифицированной подписью.

Остается надеяться, что ФНС приостановит выпуск форматов новых форм и просто сформулирует единые требования для обязательных реквизитов для любых типов ПУД.

Оборудование и программное обеспечение

Оборудование – серверы, сканеры и пр. Некоторые операторы не продают, а сдают оборудование в аренду.

Программное обеспечение – серверные и клиентские лицензии, ключи проверки электронной подписи. Выдача ключей – один из чуть ли не самых важных вопросов. Этот процесс должен быть максимально организован:

  • проверка полномочий у получателя ключа;
  • четкая инструкция когда и где получить ключ и т д.

Кстати, программное обеспечение некоторые операторы также готовы сдавать в аренду, понимая, что абонентское обслуживание покроет затраты. Но здесь важны условия договора с оператором, о чем сказано выше.

Есть еще дополнительные опции – все зависит от системы ЭДО, которую вы выберите, и ваших требований к организации электронного документооборота.

Нюанс 1. Портал ЭДО – портал оператора. Часто операторы ЭДО предлагают компаниям полностью интегрировать их систему электронного документооборота со своим порталом. Поскольку ПО в каждой компании свое, придется понести затраты на интеграцию. Но можно обойтись и без нее. Учитывая то, что к оператору предъявляются стандартные требования, логичнее использовать отдельный портал ЭДО, как промежуточную систему.

Кроме того, здесь есть и экономический смысл. Дело в том, что наличие оператора ЭДО первоначально было требованием ФНС только для счетов-фактур (приказ Минфина России от 25.04.11 № 50н, с 1 апреля 2016 года он утратил силу, теперь порядок выставления и получения светов-фактур регулируется приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н). В связи с этим, если договор не безлимитный, то логично первичные документы передавать через отдельный портал ЭДО. Но, в любом случае, при этом, счета-фактуры и другие документы (подтверждения, извещения) надо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью.

Нюанс 2. Учетная система отправителя/получателя. Рождение и обработка ПУД может иметь свои особенности. Правильный процесс, когда с ПУД работает не бухгалтер, а ответственный за ПУД. Но, как правило, у этого ответственного есть своя отдельная производственная система. Соответственно, интеграция идет как с финансовой, так и с производственной системой. Здесь множество разных особенностей:

  • процедуры предварительного согласования;
  • порядок автовыбора электронной подписи;
  • электронная подпись в целом на организацию или отдельно на каждого сотрудника и др.

При переходе на ЭДО появляются также особенности и бумажного документооборота, когда часть документов подписывалась «задним числом».

Раньше это было серьезной проблемой, так как в электронном виде документы попадали уже в следующий налоговый период, что негативно сказывалось на рабочем капитале компаний. В 2015 году в НК РФ внесли изменения, разрешив принимать документы к зачету для НДС, подписанные уже в следующем налоговом периоде. Для многих компаний, где большой объем документооборота, этот фактор был решающим.

Нюанс 3. Хранение документов. На первоначальном этапе, пока идет обкатка системы, хранить документы может оператор. Это также возможно делать и на локальном рабочем месте. Но при росте системы, росте объемов ЭДО и его участников, а также видов документов и их маршрутов, создание архива становится критическим моментом. Причем, разных видов ПУД и ЭДО даже в одной организации может быть множество, в зависимости от бизнес-процессов, а система архива и поиска документов должна быть одна. Именно в ней необходимо хранить все подписанные документы и все, что с ними связано.

Вопросы адаптации

Любое новшество всегда встречает определенное сопротивление, тем более там, где подход к организации бухгалтерского и налогового учета крайне консервативный. Будьте готовы к непонимаю причины внедрения ЭДО, ошибкам при обработке документов, полному отрицанию необходимости ЭДО.

Рецепта идеальной адаптации ЭДО в биосфере предприятия не существует. В случае с нашей компанией помогли инструкции, горячая линия, плотное взаимодействие на первом этапе внедрения с ключевыми пользователями системы и контрагентами РЖД.

Однако в конечном итоге новые технологии дают положительный эффект для всех участников процесса модернизации, в том числе для тех, для кого переход на ЭДО стал условно добровольным, на принципах Winwin. Заглавная буква W в названии стратегии – не ошибка, а показатель того, что даже в успешных для обеих сторон переговорах всегда остается кто-то один из контрагентов, кто остается в бОльшем выигрыше, получает больше плюсов от перехода на «электронные рельсы».