fbpx

Спецпроект «Безбумажный офис». Как минимизировать риски и избежать ошибок при внедрении ЭДО

Анна Климова, директор направления ЭДО компании «Делойт», СНГ, ранее – главный бухгалтер OOO «Procter and Gamble»

Анна Климова, директор направления ЭДО компании «Делойт», СНГ, ранее – главный бухгалтер OOO «Procter and Gamble»

Советы Анны Климовой, директора направления ЭДО компании «Делойт», СНГ, ранее главного бухгалтера OOO «Procter and Gamble», помогут избежать организационных и технических ошибок при внедрении ЭДО, проходить внутренние согласования  максимально быстро и безболезненно.


 

У каждого предприятия своя точка входа в ЭДО и свои предпосылки для его внедрения. Так, в компании «Делойт», СНГ электронный документооборот внедряют сейчас. Это решение не запоздалое и не преждевременное для бизнеса, которым занимается компания (консалтинг, аудит). А вот в «Procter and Gamble», где я раньше работала, о внедрении ЭДО задумались еще в 2012 году. Главная причина – операционные потери и риски утраты документов. Наша команда была вынуждена отвлекаться от нормальной работы и заниматься поиском пропавших бумаг, исправлять ошибки в договорах, регулировать проблемы с поставщиками или внутри отделов из-за потери или ошибок в документах.

Что дает ЭДО

ЭДО приносит неоспоримые преимущества в повышения качества процессов за счет снижения ручных ошибок,  снижения рисков потерь документов,  ускорения бизнес-процессов.

Договорная работа – прозрачность. В отличие от  более массивного, но в то же время более простого и безопасного движения первичных документов,  в документопотоке контракта намного большее число вовлеченных сторон, количество согласований значительно выше. Жизненный цикл контракта затрагивает много функций и сразу несколько уровней управления. Также, по сравнению с первичными документами или счетами-фактурами, именно в контрактном обороте очень важно контролировать разнообразные риски и сохранять историю о том, кто и когда из ответственных лиц принимал соответствующие решения. Поэтому прозрачность на стадии согласования,  прозрачность ответственности и быстрый доступ к документам в целях проверки являются ключевыми в контексте контрактов.

Первичка – ускорение процесса. Если говорить о более транзакционных, но в то же время более простых (безопасных) оборотах первичных документов, то основные цели концентрируются вокруг ускорения и упрощения процесса, снижения в них операционных шумов и  операционных затрат.

Как и многие, в «Procter and Gamble» переходили на ЭДО поэтапно. Использовали рациональный подход, начиная от самого нужного и простого, продвигаясь из одного документопотока в другой – по мере созревания целей, наступления внешней и внутренней готовности. И этот тренд постепенного развития достаточно типичен. Например,  многие компании уже перевели в электронный вид счета-фактуры, первичные документы, и лишь некоторые – кадровый документопоток (и то частично), таможенные декларации, трансграничные документы. А кто-то уже сейчас интересуется трансформацией транспортных накладных в ЭДО,  что на сегодня выглядит сложной задачей с множеством неизвестных.

Останавливаться на этапах внедрения не буду. В каждой компании они свои и зависят от потребностей бизнеса. Базируясь на своем опыте, дам несколько советов, которые помогут избежать организационных и технических ошибок,  проходить внутренние согласования  максимально быстро и безболезненно.

Совет 1. Поставьте цели и следуйте им

При внедрении,  а желательно еще до его начала, убедитесь в наличии всем понятных и всеми одобренных целей ЭДО. Без наличия целей нет и результата.

Избегайте недооценки сложности проектирования,  для этого привлекайте экспертизу. Не отходите от  правил проектного управления. Заранее согласовывайте со всеми участниками проекта сроки, не переоценивайте их возможности. Но и не впадайте в излишнюю консервативность,  пытаясь выстроить идеальный процесс там,  где этого не требуется.

Также рекомендую не увлекаться неоправданно глубокой адаптацией решений и стараться придерживаться стандартных подходов, предлагаемых технологическими поставщиками. Рационально управлять соотношением контроля и качества. Поэтому не обременяйте документопотоки с невысокими рисками сложными дорогими решениями.

Совет 2. Будьте готовы к трудностям инноваций

При внедрении обязательно будут трудности инноваций – сложность наладки новой технологии, дефицит компетенций. Это нормальная ситуация, учитывая то, что электронный юридически значимый документооборот пронизывает практически все бизнес-процессы с множеством вариаций. И потому он очень чувствителен к системам своего обитания и технологиям своего обслуживания,  а также серьезно регулируется внутренними и внешними контрольными органами.

Нужно иметь повышенный набор компетенций,  чтобы рассчитывать на успех изменения. Фактически, для успешного внедрения ЭДО возникает потребность в новой компетенции, которую трудно найти на рынке. Почему таких специалистов мало? Потому что редко увидишь IT-сотрудника с пониманием налогового процесса, или бухгалтера со знаниями технологии, или специализирующегося на технологиях юриста, или умеющего работать с такими экспертами  и с такими технологиями проектного менеджера.

Совет 3. Обезопасьте систему

Как и любая технология, ЭДО требует особого внимания со стороны IT- отделов и отдела безопасности. Удивительный факт, но сложность и громоздкость бумажного документооборота одновременно является его защитой от несанкционированного доступа и уничтожения. В электронном документообороте более тонкие принципы и методы защиты,  которые невозможно правильно активировать без вовлечения  технологического отдела и службы безопасности.

Чтобы минимизировать риски, связанные с переходом на ЭДО, тщательно проанализируйте накопленный собственный опыт и опыт других компаний. Привлекайте внутренние контрольные отделы, имеющие достаточно экспертизы, чтобы проверить соблюдение требований применимого законодательства, выявить процессные, технологические, информационные и коммерческие риски,  а также риски повреждения системы ЭДО.

При отсутствии таких внутренних компетенций или сложности их мобилизации проведите комплексный аудит ЭДО  силами профессиональных компаний,  оказывающих данные услуги.

И обязательно обратите внимание на требования тех законодательств, которые ваша компания обычно оценивает, как существенный объект контроля. Обычно в этот перечень входят налоговое, таможенное, трудовое и иные законодательства, чьи нормы требуют сохранности документов на протяжении многих лет после осуществления документированной операции.