fbpx

Спецпроект «Безбумажный офис». Как ужесточить контроль договорной деятельности

Юрий Пермяков, финансовый директор ГК «Автоцентр КГС»

Юрий Пермяков, финансовый директор ГК «Автоцентр КГС»

Переход на электронный документооборот помог ГК «Автоцентр КГС» снизить риски возникновения конфликтов при ведении договорной деятельности с контрагентами, ужесточить контроль над договорами с поставщиками и покупателями.


Наша компания специализируется на продаже автомобилей, запчастей, оказывает авторемонтные услуги на территории Восточной Сибири. О переходе на электронный документооборот мы задумались около шести лет назад. Причин было много:

  • потеря документов, отсутствие ответственности за их утрату;
  • задержка информации;
  • невозможность отследить путь следования документа;
  • хаотичный обмен информацией между отделами.

Но главная проблема заключалась в том, что менеджеры «садились» на информационный поток (договоры с поставщиками и покупателями). Без уведомления юридической и финансовой служб они могли внести правки в типовые контракты:

  • занижали или повышали цены покупки и продажи товаров, услуг;
  • манипулировали со временем рассрочки оплаты.

Электронные версии договоров находились в компьютерах этих менеджеров. В бухгалтерию в бумажном виде они попадали часто уже после подписания, с некорректными формулировками, которые наши юристы, конечно, не пропустили бы. В общем, был бардак, и, как следствие, проблемы с поставщиками и клиентами, рост количества арбитражных дел.

Выбор IT-решения

Для тестирования мы выбрали несколько предлагаемых на рынке систем документооборота. Их функционал был практически одинаков. Далее руководствовались критерием «стоимость владения»:

  • покупка;
  • техподдержка и обновления;
  • индивидуальная доработка.

Особое внимание мы уделили стоимости интеграции ЭДО в корпоративную информационную систему – они должны быть совместимы (на тот момент под совместимостью мы подразумевали быстрый и несложный обмен информацией между системами).

Поскольку мы использовали решение «1С:Управление производственным предприятием», выбрали в итоге «1С:Документооборот». Хочу отметить, что сейчас компания 1С для ряда своих продуктов предлагает «бесшовное» использование «1С:Документооборот». В этом случае, пользователь может работать с документооборотом, не выходя из программы, например, поддерживающей торговлю.

Внимание!

Такие системы, как «1С:Документооборот 8», «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяют не только организовать электронный документооборот, но и дополнительно предлагают систему управления бизнес-процессами компании. Если такая дополнительная возможность необходима, лучше остановить свой выбор на таких комплексных программных решениях.

Отмечу, если у вас нет никаких особых требований к ЭДО, как в нашем случае, рекомендую изучить системы, которые хорошо продаются на рынке. Поставщики в этом случае могут организовать продажи, сопровождение, обучение сотрудников по приемлемым ценам. Стандартный программный продукт закроет большинство проблем.

Переход на электронные «рельсы»

Автоматизацию мы начали с точек продаж, поскольку именно там требовалось ужесточить контроль над договорами с внешними контрагентами. В качестве «пилота» выбрали автосалон в Красноярске, где столкнулись с сильным сопротивлением сотрудников. Одни банально ленились учиться работе с ЭДО, другие не хотели «слезать» с информационного потока. В результате мы решили «обкатывать» систему на отделе закупок. Учли грустный опыт внедрения ЭДО в автосалоне. Чтобы избежать проблем, поступили так:

  • заручились сверхполной (!) поддержкой генерального директора компании. Лучшее решение, по моему опыту, когда генеральный директор объявляет всем сотрудникам, что рассматривать и подписывать договоры он будет только в случае их присутствия в системе ЭДО;
  • обратили особое внимание на обучение первых руководителей. Компетентный руководитель – 80% успеха. Что касается обучающих материалов, по «1С:Документооборот» их множество – подробных платных и бесплатных;
  • сконцентрировались на самых важных проблемах – контроль договоров с внешними контрагентами.

В результате в отделе закупок мы добились поставленной цели – отладили процесс согласования и хранения документов. Опишу его схематично.

Этап 1. Поставщик направляет нам проект контракта на поставку. Сотрудник отдела закупок создает в программе карточку «Входящий документ», указывает в ней отправителя и получателя документа.

Этап 2. Сотрудник отдела закупок фиксирует проект контракта в программе «Исходящий документ». Указывает, кому необходимо его отправить, инициирует процедуру согласования.

Этап 3. Все участники процедуры согласования получают новую задачу во вкладке «Задачи и бизнес-процессы». Программа позволяет согласовывать документ одновременно, сравнивать исправления и формировать по итогам его итоговую версию.

Внимание!

Чтобы сотрудники не забывали вовремя визировать документы, в программе регулярно формируются такие отчеты, как «Список задач, истекающих на дату», «Справка об исполнительской дисциплине», «Просроченные задачи подчиненных подразделений».

Этап 4. Сотрудник отдела закупок отправляет итоговую версию контракта поставщику. Последний может не согласиться с изменениями. В этом случае документ снова проходит процедуру согласования в соответствии с его замечаниями по описанной выше схеме. Если же поставщик все одобрил, сотрудник отдела закупок утверждает документ в электронном виде у генерального директора, распечатывает его, визирует и высылает поставщику.

Этап 5. В карточке «Исходящего документа» (см. Этап 2) сотрудник бухгалтерии фиксирует всю информацию о месте хранения подписанного документа в бумажном виде. Это был наш первый опыт работы. В современной версии «1С:Документооборот» можно с помощью шаблонов комплексных и составных процессов создать практически любые бизнес-процессы ЭДО.

Внимание!

У современной версии «1С:Документооборот 8» есть модуль «Форум», с помощью которого можно организовать единое информационное пространство для сотрудников, работающих в территориально разделенных подразделениях

Эффект внедрения

После того как отдел закупок «обкатал» систему, настала очередь юридического, финансового, IT-отделов и, конечно же,  автосалонов и магазинов запчастей.

Схема автоматизации автосалонов была ясна – такая же, как в отделе закупок, за исключением того, что работа будет вестись не с контрактами на поставку, а с договорами купли-продажи по сформированным в ЭДО шаблонам.

Весной 2011 года началась эксплуатация системы электронного документооборота. Эффект от внедрения был очевиден. Мы смогли:

  • ужесточить контроль над договорами с поставщиками и покупателями;
  • снизить риски возникновения конфликтов при ведении договорной деятельности с контрагентами;
  • создать единую базу внутренних документов (проектная документация, внутренние регламенты и инструкции).