Коллективные закупки: что это и как это работает (часть 1)

Любой руководитель хочет, чтобы закупки в его компании были эффективны, потребность в сторонних товарах и услугах удовлетворялась быстро, а поставщик предоставлял качественный сервис.


А на деле:

грустный смайл

 «Объемы закупок по отдельным категориям у нас небольшие, поэтому  поставщики отдают предпочтение крупным компаниям или же  заламывают цену».

грустный смайл

 «Закупщики сфокусированы на прямых закупках, а непрямые инициирует  держатель бюджета, у которого нет мотивации экономить».

грустный смайл

 «Затраты на логистику раздуты, потому что доставка осуществляется  малыми лотами и только для одного клиента».

грустный смайл

 «Мы закупаем более 50 категорий силами нескольких закупщиков.  Разумеется, им не хватает экспертизы и времени для глубокого погружения  в каждую из них».

грустный смайл

 «Отделу закупок не хватает времени, чтобы отслеживать контрактные  условия и цены по уже заключенным договорам. Поставщики же пытаются  восполнить затраты на тендер. Это приводит к росту стоимости контракта  на 20-50%, а заявленный уровень сервиса не соблюдается».

Знакомы проблемы?

Присмотритесь к схеме коллективных закупок.

Коллективные закупки — процесс, когда несколько неаффиллированных компаний совместно проводят тендер либо присоединяются к закупочному консорциуму (пулу) и объединяют объемы закупаемых товаров и услуг с целью получения более выгодных коммерческих и сервисных условий от поставщиков.

Закупающие компании могут создать консорциум сами или обратиться к третьей стороне, называемой Организатором групповых закупок.

По статистике1:

Скриншот 2017-04-27 10.31.42За чей счет банкет?

Проиллюстрированные статистикой выгоды достигаются за счет того, что:

класс2

Поставщики готовы предложить пулу более выгодные коммерческие условия и высокий сервис, поскольку совокупный объем закупки ставит пул в один ряд с компаниями топ-100. Экономия затрат достигает 25%.

класс2

Организатор групповых закупок берет на себя всю тендерно-договорную работу, отслеживает общую стоимость контракта, проводит аналитику. Это экономит ресурсы клиента, который может сфокусироваться на стратегических категориях – сырье, упаковка, капитальные затраты.

класс2

Клиент экономит расходы на проведение закупочной процедуры, поскольку затраты по проекту делятся между участниками пула.

класс2

Пул предоставляет экспертизу и лучшие практики, основанные на опыте проведения таких закупок.

класс2

После подписания контракта с поставщиком Организатор отслеживает тенденции рынка, анализирует потребление, измеряет уровень сервиса, контролирует выполнение контрактных цен и условий, решает возникающие проблемы с поставщиком. Это помогает сохранить достигнутые экономии и уровень сервиса в течение срока действия контракта.

С кем можно консолидироваться?

Если речь идет о непрямых закупках (административные товары и услуги, связь, ИТ, логистика и др.), то партнеры в пуле могут быть любыми. Стереотипы тут не работают. Например, разумной будет консолидация с компанией, являющейся вашим конкурентом на рынке конечного продукта. Ведь потребности и локации схожие и стандартизировать спецификации будет легче. В то же время нам известен случай, когда два международных производителя, принадлежащих одной группе компаний, не смогли объединить усилия из-за различий в корпоративной культуре: один был крупный, с инертными процессами, второй — более гибкий, быстро принимал решения, был нацелен на результат. Мы нашли для них других партнеров по пулу, сопоставимых по размерам, корпоративной культуре и географии локаций.

Возможные варианты консолидации представлены на схеме:

KZ3

Какие категории подходят для коллективных закупок?

Категории в пуле могут быть любыми, но начинать лучше с простых:

  • Товары для офиса, расходные материалы;
  • Экспресс доставка, почта, курьерские услуги;
  • Мобильная связь;
  • Фиксированная связь и интернет;
  • Такси.

Следующим шагом могут стать:

  • Административные сервисы: командировки, страхование, корпоративные мероприятия, управление автопарком;
  • Маркетинг: печатные материалы, реклама, рассылки, сувенирная продукция, digital;
  • HR: подбор, оценка и обучение сотрудников, услуги наемного персонала;
  • ИТ: разработка ПО, услуги аутсорсинга, ИТ оборудование, услуги дата-центров;
  • Логистика: транспортные и складские услуги.

Какие компании организуют групповые закупки в России и мире?

Примерами крупных организаторов групповых закупок на мировом уровне могут быть компании Corporate United, Insight Sourcing Group, Intalere. Однако в России ни один из международных организаторов закупок не представлен.

Ранее действовало совместное предприятие компаний British American Tobacco (ВАТ) и AB InBev — компания Agrega, которая представляла собой группу категорийных менеджеров, проводивших тендеры по непрямым закупкам одновременно для обеих компаний. Сейчас союз AB InBev и BAT не действует.

Первой компанией на рынке российских организаторов коллективных закупок стала компания PrECA*, которая представляет услуги аутсорсинга, консалтинга и автоматизации в сфере закупок, а также является организатором профессионального сообщества закупщиков. Специалисты PrECA помогают компаниям оптимизировать закупки, сокращать затраты и повышать эффективность службы закупок.

Скриншот 2017-04-19 09.36.09

Вo второй части статьи мы подробно расскажем об участниках коллективных закупок и возможных алгоритмах их проведения.

Если вы заинтересовались коллективными закупками, напишите нам, мы ответим на ваши вопросы и поможем инициировать проект.

1 По данным аналитического портала SpendMatters.