Как подобрать идеального ассистента

Ваша карьера стремительно набирает обороты, и вы уже нуждаетесь в бизнес-ассистенте? Казалось бы, ничего сложного в этом нет, и ваша кадровая служба легко найдет вам толкового помощника. Однако этот процесс может слишком затянуться, потому что именно на этой позиции важен человек, который понимает вас с полуслова и разделяет ваши ценности.


Финансовые директора – очень занятые люди, которые не всегда готовы проявлять терпение и держать негативные эмоции под контролем. Успешному ассистенту важно быть дисциплинированным, сдержанным и хорошо осведомлённым о тонкостях того или иного предпринимательского проекта.

Как найти именно такого?

  • Во-первых, вы должны четко определить, кто вам нужен. Напишите свои критерии максимально четко и подробно, этим вы очень поможете своей кадровой службе.
  • Во-вторых, не нужно искать ассистента «на вырост», если в вашей работе не требуется знание английского, то не нужно искать человека со свободным английским. Хороший специалист дорожит своими компетенциями и вряд ли захочет их терять. Если какие-либо навыки вашего помощника, значимые для него самого, не будут востребованы, рано или поздно он уйдет, чтобы не потерять квалификацию.
  • В-третьих, вам очень важно потратить время, чтобы побеседовать с кандидатом лично. Вы и только вы можете протестировать кандидата и понять, а хотите ли вы видеть этого человека каждый день? Мы проводим на работе больше времени, чем с близкими нам людьми.

Позиция персонального ассистента — отличная площадка для карьерного роста. Успешный ассистент совмещает в себе навыки организатора, психолога, менеджера проектов, переводчика, переговорщика и финансиста.

Итак, персональный ассистент должен:

  1. Быть на связи 24/7. И это не пустые слова, отвечать на звонок руководителя нужно в выходные, в отпуске, ночью.
  2. Быть проактивным. Важно не столько умение быстро выполнять поручения, сколько действовать на опережение, чтобы у вас даже не было необходимости озвучить поручение. Подготовить нужные файлы к встрече надо, даже если просьба не была озвучена, быть на связи с отелем и т.д.
  3. Системно мыслить. Если вы летите в командировку, то задача вашего ассистента не только организовать трансфер и забронировать отель, но и быть в курсе того, какая погода в городе прилета и что в машине, которая встречает вас в аэропорту, есть зонт, вода, влажные салфетки, зарядки для телефона и т.д.
  4. Быть стресстоустойчивым. Шум, суета, ненормированный рабочий день, постоянное общение — все это не должно уменьшать работоспособность ассистента. Стресс не должен выбивать ассистента из колеи, в противном случае вы просто не сможете выполнять свои обязанности. Если один неприятный разговор с коллегой лишает его психологического равновесия, работать вместе не получится.
  5. Быть коммуникабельным. Важно быть толерантным и уметь строить отношения с людьми разных полов, доходов, верований, образования и т.д. Ассистент – это должность для тех, кто любит людей.
  6. Быть позитивным. Никто не хочет, чтобы его приветствовали раздраженным тоном.
  7. Обладать широким кругозором. Ассистент должен знать не только о том, как развивается компания, но и что происходит вне ее рамок, а также быть готовым подготовить аналитику по любому вопросу.
  8. Быть мобильным. Ассистент всегда на работе, даже если он не сидит у себя за рабочим столом.
  9. Быть вежливым. Профессиональный ассистент всегда безупречно вежлив, несмотря на то, что с утра он встал не с той ноги, болеет, пролил кофе, проспал и т.д. Все свои личные проблемы хороший секретарь должен оставлять «за кадром».
  10. Решение нестандартных задач воспринимать как вызов, а не как трагедию. Забронировать столик в ресторане, организовать вылет самолета, удаленно отыскать и вернуть забытую руководителем вещь, срочно доставить подарок супруге, найти ее любимые цветы, забронировать столик в ресторане, в котором уже нет свободных мест и т.д.

Как протестировать кандидата в секретари на очной встрече:

  1. Предложите составить проект делового письма. Так вы сможете проверить грамотность и способность быстро выполнять задания.
  2. Уроните ручку, пролейте воду и т.д. Важно понять, готов и любит ли кандидат помогать, заботиться.
  3. Задайте несколько вопросов подряд. Так вы сможете оценить полноту ответа и внимательность кандидата.
  4. Спросите, почему кандидат ищет позицию секретаря. Какие у него карьерные планы. Если карьерный рост для данной позиции в вашей компании не предусмотрен, необходимо выбрать кандидата, нацеленного на профессиональное развитие в данной должности.
  5. И конечно, важно понять, возникло ли у вас желание работать именно с этим человеком. Иногда может раздражать и самый идеальный кандидат.