5 принципов подготовки управленческой отчетности: «мозговой штурм» финансистов

Международный проект CFO CAFE и Российское отделение IMA провели вечернюю встречу финансистов CFO CAFE Sundowner «Как сделать управленческую отчетность максимально информативной». Участники вместе решили, как превратить управленческий учет в эффективный инструмент управления компанией, разработали пять принципов составления идеальной управленческой отчетности.


Внимание! Стоимость доступа к материалам мероприятия (аудиозаписи выступлений и презентации спикеров) — 5000 рублей. По вопросам получения доступа свяжитесь с нами по электронной почте editor@cfocafe.co.

1. Принцип одного листа

Любая информация, которую вы хотите представить пользователям управленческой отчетности, должна умещаться на одном листе в виде диаграмм, пиктограмм, небольшого количества текста и нескольких цифр. По опыту Игоря Фурносова, финансового директора Essence Development, сделать такой краткий и понятный отчет можно, если понимаешь потребности акционеров и CEO. Игорь привел несколько примеров из своей практики. Вот один из них.

Пример из практики Игоря Фурносова, финансового директора Essence Development

Когда я работал в IMMOFINANZ Russia (владеет несколькими торговыми центрами: ТЦ «Золотой Вавилон», ТЦ «Пятая Авеню», ТЦ GOOD ZONE), на одной из встреч нужно было показать план-факт анализ выручки по объектам и объяснить отклонения. На слайде я изобразил в виде диаграммы следующие показатели:

  • влияние скидок, предоставленных арендаторам;
  • влияние вакантных помещений в торговых центрах;
  • влияние колебаний курса рубля к доллару и евро (т.к. ставки были в валюте).

 

Это позволило на одном слайде показать то, что иначе пришлось бы долго описывать словами.

 

Игорь Фурносов, Essence Development

Игорь Фурносов, Essence Development

Скачать презентацию Игоря Фурносова, финансового директора Essence Development

Понятно, что так просто изобразить цифры не получится, если у компании сотни и тысячи SKU. Всегда можно придумать какое-то графическое отображение текстовой информации, просто для компании из ритейла это будет сложнее.

Внимание!

При подготовке отчетности не фокусируйтесь на прошлом. Ведь стоимость компании создается в будущем. Анализируйте будущие денежные потоки, стройте финансовые модели с несколькими сценариями. Только так вы сможете увидеть, что с компанией произойдет в будущем.


Новый, предновогодний, CFO CAFE Sundowner «Финансовая мобилизация 2017: как подготовиться к работе по новым правилам» пройдет 20 декабря и будет посвящен самым главным изменениям, которые повлияют на работу финансовых руководителей в 2017 году. Проведем настоящий боевой инструктаж, как работать по новым правилам, чтобы быть спокойными за финансовый тыл своих компаний в будущем году. Зарегистроваться >>


2. Принцип преемственности

Изменения должны происходить только в рамках принятой учетной политики и ни в коем случае не нарушать преемственности отчетности. Для этого необходимо постоянно контролировать качество учета, считает Роман Борисов, финансовый директор Inventive Retail Group. «Без контроля достоверность учета со временем съезжает, теряется, – говорит Роман, – поэтому надо проверять:

  • как проводки управленческого учета сопоставляются с проводками бухучета;
  • не было ли каких-то изменений, которые были согласованы в бухгалтерском учете, а в управленческом учете нет».

Внимание!

Все изменения в управленческом учете должны применяться на среднюю и долгосрочную перспективу. Если вам предлагают вести аналитику, которая будет нужна полгода, не соглашайтесь этого делать. Потому что такие данные можно получить, сделав выборку вручную. Аналитика же – вещь постоянная.

Роман Борисов, Inventive Retail Group

Роман Борисов, Inventive Retail Group

В Inventive Retail Group Роман работает 8 лет. За это время компания прошла семь этапов по созданию и актуализации управленческого учета:

  1. Оптимизация юридической структуры
  2. Проведение международного аудита
  3. Переход на новое ERP-решение
  4. Внедрение МСФО и консолидация
  5. Автоматизация логистики
  6. Автоматизация планирования и план-факт анализа
  7. Комплексное управление потерями и рисками.

О каждом из этих этапов Роман подробно рассказал на встрече и сделал несколько важных выводов:

  • для каких целей вам нужен управленческий учет;
  • согласно каким стандартам вам необходимо вести управленческий учет;
  • как вы будете проверять достоверность управленческого учета – выверять его с документально подтвержденным бухгалтерским учетом;
  • если у вас потребность вести отдельные участки учета (как правило, себестоимость, расходы) отлично от бухгалтерского учета – по другим правилам, в разных базах.

Пример из практики Романа Борисова, финансового директора Inventive Retail Group

Inventive Retail Group управленческий учет нужен для управления бизнесом, который аудируется по международным стандартам. Поэтому в компании сразу решили, что учет должен быть по МСФО.

  • если у вас развита бурная хозяйственная деятельность между разными юридическими лицами, то надо понимать, каким образом вы будете элиминировать внутригрупповые обороты.

Пример из практики Романа Борисова, финансового директора Inventive Retail Group

В Inventive Retail Group решили элиминировать оборот на уровне проводок и плана счетов.

 

Скачать презентацию Романа Борисова, финансового директора Inventive Retail Group

3. Принцип разграничения полномочий и ответственности

Если компания небольшая, то можно выстроить несколько параллельных учетов, например, в финансовом и управленческом учете по-разному начислять амортизацию, резервы, соответственно, отдельно настраивать управленческую и отдельно финансовую (бухгалтерскую) отчетность. Но по мере того как бизнес растет, топ-менеджмент захочет получать информацию из одного источника. Универсальным достоверным источником информации служит бухгалтерский учет.

Борис Аксёнов, заместитель начальника управления планирования и нормирования материально-технических ресурсов ОАО «РЖД», научный руководитель магистерской программы «Международный финансовый и управленческий учет» ИЭФ МИИТ, рекомендует финансистам жестко руководствоваться принципом «Качество бухгалтерского учета прямо пропорционально зависит от качества управленческого учета, а не наоборот».

Борис Аксенов, РЖД

Борис Аксенов, РЖД

В помощь Борис привел подробную последовательную инструкцию, как это делать. Опишем основные этапы.

  1. Получение первичных документов

Внимание!

У вас должен быть альбом форм первичных документов. Форматы форм определяет компания самостоятельно. Но лучше заглянуть на сайт ФНС и посмотреть, какая форма лежит там. Потому что, в случае перехода на электронный документооборот с контрагентами, при проверках налоговики будут принимать в электронном виде только те формы, которые соответствуют требованиям ФНС.

  1. Контроль качества подготовки первичных документов

Внимание!

Должна быть система регламентов взаимоотношений с бухгалтерией. Важно прописать сроки сдачи первички и ответственность за их нарушение.

  1. Построение системы нормативно-справочной информации

Внимание!

Надо максимально подробно проработать справочники и систему увязок между ними. Ведь именно на их основе «рождается» вся последующая информация с учетом требуемой аналитики: налоговый учет, МСФО-учет и управленческий учет.

  1. Комплекс учетных операций и формирование отчетности

Дальше, по словам Бориса, начинается самое интересное – профессиональные суждения, анализ результатов. И возникает конфликт интересов, который необходимо решать установкой правильных KPI принципалам, агентам и иным участникам процесса.

Условный пример Бориса Аксёнова, заместителя начальника управления планирования и нормирования материально-технических ресурсов ОАО «РЖД», научного руководителя магистерской программы «Международный финансовый и управленческий учет» ИЭФ МИИТ

У маркетолога KPI заложен на выручку, которую он стремится увеличить. Бухгалтер недоволен ростом налогов и предлагает «догонять» их расходами. У директора основной показатель – прибыль. Он «гнет свою палку».

 

Скачать презентацию Бориса Аксёнова, заместителя начальника управления планирования и нормирования материально-технических ресурсов ОАО «РЖД», научного руководителя магистерской программы «Международный финансовый и управленческий учет» ИЭФ МИИТ

Выдерживать определенный баланс, сделать KPI инструментом роста компании по спирали, а не по замкнутому кругу, помогает теория агентирования. Звучит она так: установленные менеджменту KPI должны отвечать задачам бизнеса. В основе этой теории лежит загадка «Как поделить яблоко между двумя участниками поровну?». Ведь разрезать можно по-разному. Ответ: надо чтобы один резал, а второй выбирал половину. То есть, прописывая каждый процесс между двумя участниками, определяя KPI, нужно обратить внимание на то, кто будет резать, а кто выбирать половину. Так вы сможете правильно управлять возникающими конфликтами интересов.

4. Принцип консерватизма

Бухгалтеры должны отражать самую низкую из возможных стоимостей активов и доходов и самую высокую из возможных стоимостей пассивов и расходов. Виктория Солдатова, финансовый директор Reynaers Aluminium Rus, считает принцип консерватизма одним из важнейших при подготовке отчетности. Важно, чтобы расходы были зафиксированы, скорее, рано, чем поздно, а доходы, напротив, скорее, поздно, чем рано.

Виктория Солдатова, Рейнарс Алюминиум Рус

Виктория Солдатова, Рейнарс Алюминиум Рус

Пример из практики Виктории Солдатовой, финансового директора Reynaers Aluminium Rus

Мы стараемся ежемесячно делать резервы на все расходы, которые мы несем в конце года. Например, выплаты по премиям, резерв по обесценению ТМЦ и т.д. То же самое по плохим долгам. Ежемесячно мы относим на расходы резерв по долгам свыше 120 дней.

Следующие характеристики информации, представляемой в финансовой отчетности, делают ее полезной для конечных пользователей:

  • понятность;
  • уместность;
  • надежность;
  • сопоставимость.

Также необходимо соблюдать сроки закрытия отчетности.

Пример из практики Виктории Солдатовой, финансового директора Reynaers Aluminium Rus

Мы закрываем отчетность на пятый рабочий день месяца, следующего за отчетным. Это – полностью детализированный отчет. Если говорить о годовом отчете, то для нас это 16-17 календарный день января.

 

Скачать презентацию Виктории Солдатовой, финансового директора Reynaers Aluminium Rus

5. Принцип адаптивности

Участники встречи пришли к общему выводу: отчетность должна быть адаптивной. То есть, удобной, понятой для каждой категории пользователей. Опыт своей компании привела Анна Глазкова, финансовый директор биотехнологической компании «ФОРТ», вице-президент IMA Moscow, модератор круглого стола «Что хочет знать топ-менеджмент или как избежать недостатка и переизбытка информации в управленческой отчетности». Вкратце опишем его.

Пример из практики Анны Глазковой, финансового директора биотехнологической компании «ФОРТ», вице-президента IMA Moscow

Главными потребителями отчетности являются акционеры и топ-менеджмент. Это – люди, у которых крайне мало времени. Для моих акционеров есть четыре главных, понятных каждому, показателя:

  • EBITDA – в дальнейшем чистая прибыль;
  • дивиденды;
  • ROE;
  • объем продаж.

 

Помимо принципов, финансистов также часто интересует, какие информационные системы помогают в подготовке управленческой отчетности. О системе «1С: Управление холдингом» рассказал один из ее разработчиков – бизнес-аналитик направления «Автоматизация управленческого учета и корпоративной отчетности» фирмы «1С» Андрей Дмитриев.

Андрей Дмитриев, 1С

Андрей Дмитриев, 1С

Скачать презентацию Андрея Дмитриева, бизнес-аналитика направления «Автоматизация управленческого учета и корпоративной отчетности» фирмы «1С»

«1С: Управление холдингом» позволяет значительно ускорить подготовку управленческой отчетности даже в очень крупных компаниях с разветвленной организационной структурой. Но все же основное ее достоинство не в этом. Решение включает в себя функции планирования, анализа и контроля, то есть, дает инструмент управления финансами, чтобы получать не просто достоверные цифры в отчетности, но желаемые цифры.

В состав «1С: Управление холдингом» входят следующие подсистемы:

  • Бюджетирование;
  • Управление инвестиционными проектами;
  • Казначейство;
  • Централизованное управление закупками;
  • Управление договорами;
  • Управление корпоративными налогами;
  • Бухгалтерский учет;
  • Управленческая отчетность и МСФО.

Все подсистемы связаны между собой, а также с внешними учетными системами посредством универсальных функций интеграции. Это позволяет одинаково просто обращаться как к сведениям, хранящимся внутри «1С: Управление холдингом», так и вне ее, в других системах. Функции управления нормативно-справочной информацией позволяют решить проблему дублирующихся элементов в справочниках, которые появляются при консолидации данных из разных внешних источников.

Пример

Задание: получить выручку двух компаний, одна ведет учет в «1С: Бухгалтерии», другая в SAP. С помощью формулы система умеет получать информацию напрямую. Открывая отчет, можно в эти данные «провалиться». То есть, в расшифровке видно значение, откуда было получено число. Если оно получено из решения на платформе «1С», то можно «провалиться» в более детальные отчеты, вплоть до первичного документа.

Среди возможностей подготовки управленческой отчетности стоит отметить следующие:

  • Прямое обращение к данным внешних учетных систем;
  • Возможность расшифровки данных, полученных не только изнутри «1С: Управление холдингом», но и из внешних систем на платформе «1С: Предприятие»;
  • Пакетная загрузка из Excel;
  • Широкие возможности оформления внешнего вида отчета;
  • Возможность анализа отчетных данных в сводной таблице. При этом кроме анализа, сводная таблица позволяет также и вводить данные;
  • Функция факторного анализа помогает понять, как был рассчитан интересующий показатель, какие показатели влияют на его значение и в каком из них возникает отклонение плана от факта;
  • «Портал сверки ВГО» помогает выявлять и регулировать расхождения взаиморасчетов между компаниями группы, а также формировать элиминационные корректировки.

«1С:Управление холдингом» в цифрах и фактах

2 года на рынке

100 + проектов реализовано

1 млн 250 тыс. руб. – стоит основная лицензия

5 млн руб. – 120 млн руб. – диапазон бюджетов внедрений

Для подготовки управленческой отчетности «1С:Управление холдингом» используют такие компании как Медси, Почта России, UTair, Pony Express, Объединенная судостроительная корпорация.

Внимание! Если вы хотите приобрести доступ к материалам меропроятия (аудиозаписи выступлений спикеров и презентации), просьба обращаться на почту editor@cfocafe.co

CFO CAFE Sundowner 22 ноября собрал полный зал

CFO CAFE Sundowner 22 ноября собрал полный зал

Обсуждения продолжались и во время кофе-брейков

Обсуждения продолжались и во время кофе-брейков

Обсуждения продолжались и во время кофе-брейков

Обсуждения продолжались и во время кофе-брейков